Upoštevati mora <a  href="https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO5944" target="_blank">Zakon o delovnih razmerjih</a> in <a  href="http://www.uradni-list.si/1/content?id=72976" target="_blank">Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti</a>. Zakona določata, katere evidence mora o delavcih voditi delodajalec in katere podatke morajo te evidence vsebovati. <br><br>
Na kratko lahko rečemo, da v personalni mapi zaposlenega hranimo vse, kar je povezano z delovnim razmerjem. <br><br>
Velja pa opozoriti, da zaradi varstva osebnih podatkov ne smemo shraniti fotokopij osebnih dokumentov.<br><br>
<h5 class="text-danger"><strong>Delodajalci morajo voditi naslednje evidence:</strong></h5>
<ul>
  <li><a  class="link" role="button" href="https://www.etajnica.com/navodila/6450">evidenco o zaposlenih delavcih</a></li>
  <li>evidenco o stroških dela</li>
  <li><a  class="link" role="button" href="https://www.etajnica.com/navodila/6257">evidenco o izrabi delovnega časa</a></li>
  <li>evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu</li>
</ul>
<h5 class="text-danger"><strong>Evidenca zaposlenih delavcih</strong></h5>
V evidenco o zaposlenih delavcih se za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:<br><br>
<strong>a) podatki o delavcu:</strong><br>
<ul>
  <li>osebno ime</li>
  <li>datum rojstva, če oseba nima EMŠO</li>
  <li>kraj rojstva</li>
  <li>država rojstva, če je kraj rojstva v tujini</li>
  <li>enotna matična številka občana</li>
  <li>davčna številka</li>
  <li>državljanstvo</li>
  <li>naslov stalnega prebivališča</li>
  <li>naslov začasnega prebivališča</li>
  <li>ali je delavec invalid</li>
  <li>kategorija invalidnosti</li>
  <li>izobrazba</li>
  <li>ali je delavec delno upokojen</li>
  <li>ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu</li>
  <li>ime in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo</li>
</ul>

<strong>b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):</strong><br>
<ul>
  <li>vrsta delovnega dovoljenja</li>
  <li>datum izdaje delovnega dovoljenja</li>
  <li>datum izteka delovnega dovoljenja</li>
  <li>številka delovnega dovoljenja</li>
  <li>organ, ki je izdal delovno dovoljenje</li>
</ul>

<strong>c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:</strong><br>
<ul>
  <li>datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi</li>
  <li>datum nastopa dela</li>
  <li>vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi</li>
  <li>razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas</li>
  <li>poklic, ki ga opravlja delavec</li>
  <li>strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta</li>
  <li>za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi</li>
  <li>naziv delovnega mesta oz. podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil</li>
  <li>pogodbo o zaposlitvi</li>
  <li>število ur tedenskega rednega delovnega časa</li>
  <li>razporeditev delovnega časa</li>
  <li>kraj, kjer delavec opravlja delo</li>
  <li>ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo</li>
</ul>
				 					 
<strong>č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:</strong><br>	 
<ul>
  <li>datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi</li>
  <li>način prenehanja pogodbe o zaposlitvi</li>
</ul>

Smiselno je, da vsebuje personalna mapa 
					 za vsakega delavca dokazila o zgoraj navedenih podatkih in 
					 ostala dokazila, ki so potrebna za vodenje drugih evidenc s 
					 področja dela – tako evidenc o stroških dela in o izrabi 
					 delovnega časa – kot tudi evidenc o oblikah reševanja 
					 kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. <br><br>
					 Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca 
					 začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, 
					 preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. 
					 Smiselno je, da se vodenje evidenc časovno ujema z vodenjem 
					 personalne mape delavca. <br><br>Pomembno je tudi, da se 
					 dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha 
					 voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, 
					 na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o 
					 zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, 
					 ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega 
					 organa. Delavec pa mora delodajalcu prijaviti spremembe 
					 osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe.<br>

<h5 class="text-danger mt-2"><strong>Personalna mapa zaposlenega vsebuje:</strong></h5>			 
<ul>
  <li>prošnjo za zaposlitev</li>
  <li>obrazec zaposlitvenega razgovora</li>
  <li>vprašalnik ob nastopu dela</li>
  <li>pogodbo o zaposlitvi</li>
  <li>opis del in nalog na delovnem mestu</li>
  <li>različna soglasje (npr.: soglasje MŠŠ)</li>
  <li>izjava o prejetem predlogu pogodbe</li>
  <li>obrazec 360 (ocena delavca iz strani njegovih sodelavcev in nadrejenega)</li>
  <li>potrdila o usposobljenosti (diplome, strokovni izpiti)</li>
  <li>izračun plače, spremembe, (odločitev o višini plačnega razreda)</li>
  <li>različni aneksi</li>
  <li>potrdilo iz varstva pri delu</li>
  <li>izobraževanja (potrdila s seminarjev)</li>
  <li>predlog spremembe pogodbe</li>
  <li>predlog zaposlitve novega delavca za to delovno mesto</li>
  <li>prijava v pokojninsko in invalidsko zavarovanje</li>
  <li>prijavo družinskih članov v zavarovanja</li>
  <li>razna opozorila in obvestila (npr. kršitev delovnih obveznosti)</li>
  <li>potrdilo o začasnem oz. stalnem bivališču</li>
  <li>potrdilo o opravljenem zdravniškem pregledu</li>
  <li>potrdilo o delovni dobi</li>
  <li>ostalo</li>
</ul>
Ne koncu lahko zapišemo, da urejena evidenca podatkov o zaposlenih omogoča, da podatke hitro najdemo takrat, ko jih potrebujemo.<br>
<h5 class="text-danger mt-2"><strong>Koristne povezave:</strong></h5>
<ul>
  <li><a class="link" role="button" href="https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO5944" target="_blank">Zakon o delovnih razmerjih</a>, Uradni list RS</li>
  <li><a class="link" role="button" href="http://www.uradni-list.si/1/content?id=72976" target="_blank">Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti</a>, Uradni list RS, št. 40/2006</li>
  <li><a class="link" role="button" href="https://www.etajnica.com/mojapisarna">Moja pisarna</a></li>
  <li><a class="link" role="button" href="https://www.etajnica.com/navodila6450">Evidenca delavcev</a></li>
  <li><a class="link" role="button" href="https://www.etajnica.com/navodila/6257">Evidenca prisotnosti</a></li>
</ul>