Primeri uporabe in kratek opis rešitve

Na seznamu so primeri, kako naše stranke uporabljajo portal eTajnica.com

1. Gradbeno podjetje izvaja gradbene projekte za svoje stranke in si prizadeva za nadzor stroškov na vsakem gradbišču

Beležijo vse prejete račune in stroške. Pri knjiženju prejetih računov za posamezna gradbišča uporabljajo profitne centre, ki so dodeljeni posameznim gradbiščem. Pri preverjanju stroškov, ki se samodejno prenašajo iz prejetih računov, preučijo zneske za material in storitve, ki jih zaračunavajo dobavitelji. Poleg tega spremljajo, ali se stroški gibljejo v okviru proračuna za gradnjo, kar jim omogoča upravljanje s finančnimi sredstvi in zagotavljanje ekonomske učinkovitosti pri gradbenih projektih.

2. Občina vodi evidenco dopustov za svoje zaposlene ter vsako leto pripravi Obvestilo o določitvi letnega dopusta za vsakega zaposlenega

Za vzdrževanje podatkov so najprej enkratno vpisali seznam vseh zaposlenih. Prav tako enkrat letno izvedejo vpis dodeljenega dopusta za vse zaposlene. Sproti vnašajo podatke o izrabi delovnega časa, vključno z uporabo dopusta, v evidenco dopustov. Vsako leto nato pripravijo obvestilo o določitvi letnega dopusta za vsakega zaposlenega. Iz evidence dopustov je razvidno stanje dopusta za vsakega zaposlenega, vključno z informacijami o porabljenem in neporabljenem dopustu.

3. Podjetje za varovanje spremlja veljavnost izobraževanj in uporabo osebne varovalne opreme pri svojih zaposlenih

Za vzdrževanje teh podatkov so najprej enkratno vpisali seznam vseh zaposlenih, seznam razpoložljive opreme ter seznam različnih vrst izobraževanj, ki jih potrebujejo zaposleni.

Na rokovniku beležijo datume poteka veljavnosti izobraževanj in ob preteku veljavnosti zaposlenega napotijo na obnovitveno izobraževanje. Ob dodelitvi osebne varovalne opreme zabeležijo podatke o opremi in zadolžitvi posameznega zaposlenega. S tem vzdržujejo evidenco osebne opreme in pravočasno opozarjajo na potrebo po zamenjavi opreme ob poteku roka trajanja. Rokovnik služi kot orodje za sledenje in opozarjanje na potek rokov za zamenjavo opreme.

4. Vrtec se zavzema za pravočasno napotitev zaposlenih na obnovitvene zdravniške preglede

Najprej so enkratno vpisali seznam vseh zaposlenih. Sproti vpisujejo podatke o rezultatih zdravniških pregledov in naslednjih terminih pregledov v seznam zdravstvenih pregledov. Na rokovniku spremljajo potek veljavnosti zdravstvenih pregledov, kar jim omogoča, da pravočasno poskrbijo za organizacijo in napotitev zaposlenih na potrebne obnovitvene preglede.

5. Nepremičninsko podjetje spremlja svoje finančno stanje ter ima vzpostavljen pregled nad neplačanimi računi

Najprej so vpisali seznam partnerjev v svojo evidenco. Vse prejete in izdane račune vnašajo v svoje evidence. Pri tem pozornost namenjajo statusom plačanih in neplačanih računov, zato uporabljajo dva različna statusa: "poslano partnerju" in "plačano". Ob prekoračitvi roka plačila sistem avtomatsko obvešča osebe, ki so odgovorne za sledenje plačilom, o morebitnih zamudnikih. Seznam neplačnikov nato izvozijo iz sistema, da bi lahko izvedli nadaljnje ukrepe izterjave. Za pregled nad stanjem na računih, vključno s prihodki in odhodki, uporabljajo program za spremljanje stanja računov. Ta pristop jim omogoča upravljanje s finančnimi sredstvi in zmanjšuje tveganje za nastanek dolžniških težav.

6. Zaposleni v servisnem podjetju se ukvarjajo z izvajanjem popravil gospodinjskih aparatov pri strankah in podjetje je vzpostavilo nadzor nad delovnimi nalogami zaposlenih ter porabljenim časom

Pri načrtovanju in po zaključenem delu se vpišejo podatki o opravljenih delih in času, porabljenem pri strankah. Vsi ti podatki se nato zbirajo na centralnem mestu. V evidencah pregledujejo opravljena dela ter porabljen čas, razčlenjen po vsakem zaposlenem. Ta sistem jim omogoča učinkovito sledenje izvedenim delom in porabljenemu času ter zagotavlja preglednost nad opravljenim delom.

7. Zobna ordinacija razporeja zaposlene v delovne urnike, pri čemer upošteva termine zdravstvenih posegov svojih strank

Stranke se naročijo na pregled prek telefona ali e-pošte. Zaposlene nato terminsko razporedijo po dnevih in urah, pri čemer vodijo evidenco predvidenih opravil in seznam strank za preglede. Urnik je grafično prikazan, kar omogoča pregled zasedenosti zaposlenih glede na dni, tedne in mesece. Ta pristop jim pomaga pri upravljanju časa in virov.

8. Storitveno podjetje vodi mesečno evidenco dopustov, bolniških odsotnosti, nadur in presežkov ter podatke posreduje zunanjemu računovodstvu za obračun plač

Najprej so enkratno vpisali seznam vseh zaposlenih. Prav tako enkrat letno izvedejo vpis dodeljenega dopusta za vse zaposlene. Sproti vnašajo podatke o izrabi delovnega časa, vključno z uporabo dopusta, bolniške odsotnosti, nadur itd., v evidenco prisotnosti. Iz obračuna prisotnosti je razvidno stanje izrabe delovnega časa za vsakega zaposlenega, vključno z informacijami o porabljenem dopustu in bolniški odsotnosti. Vsak mesec nato posredujejo zunanji računovodski službi zbirne in podrobne podatke o izrabi delovnega časa zaposlenih.