Navodila

Spremljajo se naslednji podatki:
  • Priimek in ime delavca za katerega je registriran prihod/odhod.
  • Datum in ura registracije.
  • Vrsta dogodka: prihod, odhod, prihod iz malice, odhod na malico.
  • Način registracije: kako je registracija nastala (ročno vpisano/spremenjeno prek tipkovnice, avtomatsko vpisano).
  • Datum in ura vpisa (avtomatsko vpisano).
  • Status: (vpisano ali preneseno): če je prenos v Evidenco prisotnosti narejen, potem je status 'preneseno', če še ni preneseno, je status 'vpisano'.
Omogoča:
  • Vnos posameznega prihoda in odhoda ali vnos vseh prihodov in odhodov za cel dan.
  • Spremljanje prihodov in odhodov: vključno z odhodi na malico in prihodi iz malice.
  • Prenos podatkov in izračun v Evidenco prisotnosti: razvrstitev v kategorije kot so redno delo, višek ur, manko ur, malica, malica presežek in malica primanjkljaj.
  • Izvoz seznama prihodov/odhodov v Excel.
  • Filtriranje podatkov: izbiranje med vsemi podatki na izpisanem seznamu glede na vklopljen filter (delavec, vpisano/preneseno) in glede na ključno besedo (filter).
Prenos podatkov in izračun v Evidenco prisotnosti
Zaradi vodenja mesečne evidence prisotnosti in obračuna prisotnosti je smiselno redno izvajati prenos podatkov v Evidenco prisotnosti.

Prenos se izvede po kliku na gumb Prenos v Evidenco prisotnosti. Po uspešnem prenosu:
  • Se vsi ustrezni prihodi/odhodi vpišejo v Evidenco prisotnosti; en dan lahko vsebuje več zapisov za posameznega delavca (redno delo, višek ur, manko ur, malica, malica presežek in malica primanjkljaj).
  • Redno delo je vedno izračunano glede na delovno obveznost delavca.
  • Višek ali manko ur se izračuna kot razlika do predpisane delovne obveznosti.
  • Malica je zabeležena v obsegu, ki pripada delavcu.
  • Malica presežek ali primanjkljaj se izračuna kot razlika do predpisanega časa.
  • Preneseni podatki se prikažejo v zavihku "preneseno" - ker so že prenešeni v Evidenco prisotnosti.
  • Preneseni podatki se prikažejo v Rokovniku, ki omogoča prikaz razporeda dni, tednov in mesecev v letu ter načrtovanje in spremljanje dogodkov, nalog in opravil.
  • Preneseni podatki se prikažejo v Koledarju, ki omogoča prikaz razporeda dni, tednov in mesecev v letu ter načrtovanje in spremljanje dogodkov, nalog in opravil.
Pogoji za prenos podatkov
Za uspešen prenos morajo biti vsi prihodi in odhodi za določen dan ustrezno zabeleženi, kar pomeni, da mora vsak prihod imeti ustrezen odhod. Neustrezni vpisi zahtevajo ročno popravljanje. Če manjkajo zapisi za današnji dan, je morda potrebno počakati do naslednjega dne, ko bo registriran tudi današnji odhod.

V enem dnevu lahko delavec zabeleži več prihodov in odhodov, pomembno pa je, da je število prihodov in odhodov enako.
Prav tako je pomembno, da je število odhodov in prihodov iz malice enako.

Primeri ustreznih vpisov
a) Primer: Delavec na določen dan zabeleži štiri dogodke
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:30
  • odhod ob 16:00
b) Primer: Delavec na določen dan zabeleži šest dogodkov, vmes pa za eno uro zapusti delovno mesto.
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:30
  • odhod ob 15:00
  • prihod ob 16:00
  • odhod ob 17:00
    • pojasnilo: Delavec zapusti podjetje ob 15:00 in se vrne ob 16:00.
c) Primer: Delavec na določen dan zabeleži štiri dogodke in zapusti delovno mesto eno uro prezgodaj.
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:30
  • odhod ob 15:00
    • pojasnilo: V evidenci prisotnosti bo zabeležen manko ene ure rednega dela.
č) Primer: Delavec na določen dan zabeleži štiri dogodke in zapusti delovno mesto eno uro kasneje.
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:30
  • odhod ob 17:00
    • pojasnilo: V evidenci prisotnosti bo zabeležen višek ene ure rednega dela.
d) Primer: Delavec na določen dan zabeleži štiri dogodke in za malico porabi 30 minut več, kot mu pripada.
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 12:00
  • odhod ob 16:30
    • pojasnilo: V evidenci prisotnosti bo zabeležen presežek malice 30 minut, ki se ne šteje kot redno delo.
e) Primer: Delavec na določen dan zabeleži štiri dogodke in za malico porabi 20 minut (delavcu pripada 30 minut).
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:20
  • odhod ob 16:00
    • pojasnilo: V evidenci prisotnosti bo zabeležen primanjkljaj malice 10 minut, ki se upošteva kot čas za malico. Delavec mora izkoristiti poln čas za malico.
Primeri neustreznih vpisov
a) Primer: Delavec zabeleži le dva dogodka, saj pozabi vpisati odhod na malico in prihod iz malice. Manjkajoče dogodke je potrebno ročno vpisati:
  • prihod ob 08:00
  • odhod ob 16:00
b) Primer: Delavec pozabi vpisati 'prihod iz malice' ob 11:30. Manjkajoči dogodek je potrebno ročno vpisati:
  • prihod ob 08:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • odhod ob 16:00
c) Primer: Delavec pomotoma zabeleži dva odhoda, enega ob 12:30 in drugega ob 16:00. Napačen dogodek je potrebno ročno izbrisati:
  • prihod ob 09:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:30
  • odhod ob 12:30
  • odhod ob 16:00
č) Primer: Delavec pozabi vpisati 'prihod iz malice' ob 12:15. Manjkajoči dogodek je potrebno ročno vpisati:
  • prihod ob 09:00
  • odhod na malico ob 11:00
  • prihod iz malice ob 11:15
  • odhod na malico ob 12:00
  • odhod ob 16:00
Enkratne nastavitve za uspešno vnašanje delovnega časa
  • Za vsakega delavca mora biti na 'Evidenci delavcev' označeno, da delavec registrira prihode in odhode.
  • V 'Evidenci delavcev' mora biti vpisan 'čas za malico v minutah' za vsakega delavca (lahko tudi 0 minut).
Izpis evidence prihodov/odhodov


Vpis/urejanje prihoda/odhoda (pogled za skrbnika)


Vpis/urejanje prihoda/odhoda (pogled za uporabnika na mobilnem telefonu)

Koristne povezave