Aplikacije za vodenje voznega parka so prenovljene

3.3.2022

V sklopu evidenc za vodenje voznega parka so na voljo štiri aplikacije:

• Evidenca voznega parka je namenjena spremljanju vozil.
• Uporaba vozil je namenjena spremljanju uporabe (zasedenosti) vozil.
• Vzdrževanje vozil je namenjena spremljanju vzdrževanja vozil.
• Poraba goriva je namenjena spremljanju porabe goriva voznega parka.

• spremljanje več podatkov (tudi stroške vozil, prevožene razdalje in relacije),
• dodatne opomnike, ki obveščajo o pomembnih terminih (naslednji: servis, tehnični pregled, menjava pnevmatik, itd.),
• dodatne izpise (po vozilih, skrbnikih, ročnih filtrih).

Izdana naročila in Pogodbe za urejene evidence

22.2.2022

Aplikacija Izdana naročila je namenjena vodenju podatkov o vaših naročilih, ki ste jih izstavili partnerju pri naročanju njihovih izdelkov ali storitev. Koristna je npr. za vodenje evidenčnih naročil, ki jih zavezanci po Zakonu o javnem naročanju (ZJN-3) morajo oddati na Portal javnih naročil. Omogočeno je tudi vodenje navadnih naročil ali naročil male vrednosti.

Aplikacija Pogodbe je namenjena vodenju podatkov o vaših pogodbah. Uporabna je za vodenje pogodb, ki jih sklepate z dobavitelji (nakupne pogodbe), s kupci (prodajne pogodbe), z zaposlenimi (pogodbe o zaposlitvah) in z najemniki (najemne pogodbe).

Katere specifične zadeve bi želeli reševati s pomočjo aplikacij?

Urnik

19.1.2022

Urnik je po urah vnaprej določen vrstni red opravil v delovnem dnevu, tednu, mesecu ali letu v obliki časovnice. Časovnica je vnaprej časovno opredeljen, določen potek teh opravil.

Z urniki lahko prikazujemo različne delovne procese kot npr. uporabo in vzdrževanje vozil, zasedenost počitniških kapacitet in dvoran, sestanke, plan prisotnosti, pregled delovne opreme, naloge, prisotnosti, itd.

Primera uporabe: z urnikom lahko spremljamo zasedenost voznega parka ali veljavnost vinjet.

Na eTajnica.com je urnik najprej omogočen v programih: Uporaba vozil, Vzdrževanje vozil, Zasedenost počitniških kapacitet in Zasedenost dvoran.

Vnos podatkov s slikanjem QR kode

20.12.2021

Hiter in sodoben način vnosa podatkov je tudi s pomočjo slikanja QR kode. Pri tem se podatki, ki so zapisani v QR kodi, prenesejo v aplikacijo. Primer uporabe je plačevanje položnic v bančnih aplikacijah.

V zadnjem času pa je vnos podatkov s slikanjem QR kode prešlo tudi v druge poslovne programe. Največkrat tam, kjer je vnos podatkov množičen in so podatki urejeni v enotno obliko. Primer uporabe je v servisnem oddelku, kjer iz strankinega računa (naš izdani račun) s slikanjem QR kode prenesemo podatke v servisni nalog.

Na eTajnica.com je tak način vnosa podatkov s slikanjem QR kode omogočen v programu Prejeta pošta. Partnerji pogosto poleg računa priložijo še položnico, ki ima vključeno UPN QR kodo.

Skupinski vnos podatkov v aplikacijah prihrani večkratni vnos istih podatkov

19.11.2021

Primer skupinskega vnosa podatkov je npr. vpis odsotnosti v aplikaciji Evidenca prisotnosti, kjer je potrebno za določen termin isto odsotnost zabeležiti različnim zaposlenim. Pri vpisu odsotnosti lahko izberete več delavcev hkrati in tako pri enem vnosu vpišete odsotnosti za vse hkrati. Pri vpisu odsotnosti npr. za tri zaposlene, se na Evidenci prisotnosti pojavijo trije ločeni vpisi.

Drug primer uporabe skupinskega vnosa podatkov je vpis dopustov za več zaposlenih v istem terminu. Z enim vpisom se na Evidenci dopustov kreirajo dopusti za vsakega zaposlenega posebej.

eRačun, izdani računi in odprte postavke

5.11.2021

Izdaja računa v elektronski obliki (eRačun) prinaša raznovrstne koristi. Poenostavljeno izdajo računa/eRačuna (1), pregled vseh izdanih računov (2) in odprtih postavk (3), pregled realizacije npr. po mesecih (4) in izdelavo predloge za izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom (5).

• (1) eRačun je oblika računa, ki se ga pošlje v elektronski obliki. Povsem enakovredno zamenjuje račun v papirnati obliki.
• (2) Pregled vseh izdanih računov je seznam vseh računov na enem mestu. Preprosto iskanje in izbiranje med podatki.
• (3) Odprte postavke so seznam vseh neplačanih računov (računi so poslani prejemniku, plačani pa še niso).
• (4) Pregled realizacije je seznam računov npr. po mesecih ali partnerjih, ki sporoča skupni znesek računov.
• (5) Predloga za izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom UJPeRačun omogoča preprost vpis računa na portal UJPeRačun. Javni upravi, zavodom, občinam, vrtcem, itd. lahko do 60 e-računov letno pošiljate brez transakcijskih stroškov.

Najbolj iskane poizvedbe (kako nas najdete na iskalnikih)

30.8.2021

Pripravili smo seznam najbolj iskanih poizvedb na iskalnikih, s pomočjo katerih najdete portal eTajnica.com. To so vsebine, ki vas zanimajo in zato se bomo v prihodnje tem tematikam najbolj posvečali.

Z vašimi iskanimi poizvedbami bolje razumemo najpogostejše izzive, s katerimi se srečujete pri svojem delu. Ko smo analizirali izzive, smo ugotovili, da velik del njih predstavljajo zahteve po novih funkcijah oz. možnostih v naših obstoječih aplikacijah. Takoj na drugem mestu so zahteve po novih evidencah.

Takšne povratne informacije so dragocene - od vas prihajajo ideje (iskane poizvedbe), ki nam dajejo zagon za nadaljnje delo.

Seznam najbolj iskanih poizvedb:

Soglasja v skladu z GDPR (Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov)

15.6.2021

Od delavcev ne potrebujemo soglasja za osebne podatke, katere vodimo v skladu z zakonskimi podlagami (ZDR, ZEPDSV, ZPIZ in ZZVZZ). Osebni podatki, ki so zakonsko določeni, da se vodijo, so npr. davčna št, naslov, TRR račun. Vodenje podatkov po zakonskih določilih je delodajalčeva dolžnost in torej od delavcev ne potrebujemo soglasja.

Od delavcev, partnerjev in kontaktnih oseb potrebujemo soglasja za vodenje osebnih podatkov, ki nimajo zakonske podlage v zgoraj naštetih zakonih. V nobenem zakonu ni predpisano, da bi morali voditi podatke o npr. zasebnih telefonskih številkah ali zasebnih e-naslovih delavcev in zato je pomembno, da dobimo njihovo dokazljivo soglasje, iz katerega je razvidno:

• kdo je dajalec privolitve,
• kateri osebni podatki se obdelujejo,
• za kakšen namen in na kateri pravni podlagi je privolitev,
• datum veljavnosti privolitve.

• za obdelavo podatkov družinskih članov za namen novoletnega obdarovanja,
• za obdelavo podatkov zasebne telefonske številke za obveščanje o delovnem urniku,
• za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za obveščanje o delovnem urniku,
• za obdelavo podatkov zasebne telefonske številke za obveščanje o marketinških akcijah,
• za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za obveščanje o marketinških akcijah,
• za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za pošiljanje plačilnih list in obvestil o letnem dopustu.

Za najboljšo izkušnjo pri spremljanju eTajnica.com uporabljajte najnovejše brskalnike

14.5.2021

Spletni brskalnik je računalniški program, ki omogoča brskanje po portalu eTajnica.com in prikazovanje dokumentov in programov.

Najlepše se portal eTajnica.com spremlja z najnovejšimi brskalniki: Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Opera in Safari.

S starejšimi in s strani proizvajalca že opuščenimi brskalniki, kot je npr. Internet Explorer, se spletne strani ne prikazujejo več najbolje.

V poletnih mesecih pripravljamo nekaj novosti, ki bodo delovale odlično na najnovejših brskalnikih (na starih pa ne) in zato vas vabimo, da portal eTajnica.com že sedaj spremljate z najnovejšimi brskalniki.

Klicanje partnerjev brez vpisovanja telefonske številke v mobilni telefon

10.5.2021

Evidenca partnerjev omogoča hitro klicanje partnerjev brez vpisovanja telefonske številke v mobilni telefon. Postopek:

• Prek iskalnika na Evidenci partnerjev poiščite partnerja. Iščite med naslednjimi podatki (naziv partnerja, priimek, ime, naslov, poštna številka, kraj, e-pošta, telefon, država).
• Ko partnerja najdete, kliknite na telefonsko številko partnerja, ki se je izpisala.
• Na brskalniku se odpre potrditveno okno. Klic prek mobilnega telefona potrdite.
• Telefonska številka se prikaže na mobilnem telefonu. Na mobilnem telefonu potem opravite klic.

Nova aplikacija Stroški je namenjena vodenju in obdelavi podatkov o stroških po stroškovnih mestih

20.4.2021

Koristna je, če vaše delo vključuje izračun skupnih stroških po organizacijskih enotah. Aplikacija nudi odgovore npr. na naslednja vprašanja:

• Kolikšni so stroški določenega oddelka, izpostave, skladišča, podružnice ali oddelka nabave?
• Kolikšni so stroški na določenem projektu?
• Kolikšni so stroški gradbišča ali lokacije kjer izvajamo neko delo?

• vnos stroškovnega mest, ki ga želite spremljati, na seznam Organizacijskih enot,
• pri vnosu prejetega računa v aplikaciji Prejeta pošta se izbere naziv stroškovnega mesta (organizacijske enote).

Nova aplikacija Družinski člani + dopolnjena iskalnika po delavcih in partnerjih + hitrost nalaganja podatkov

29.3.2021

Aplikacija namenjena vodenju in obdelavi podatkov o družinskih članih, ki so sorodstveno povezani z delavci. Vodenje podatkov je koristno zaradi npr. izpisa Obvestila o določitvi letnega dopusta, ki ga je za zaposlene delavce potrebno izdati vsako leto konec marca.

Na evidenco delavcev in evidenco partnerjev sta dodana iskalnika, ki odslej omogočata še bolj natančno iskanje po podatkih. Tako je npr. iskanje telefonske številke ali e-naslova delavca ali partnerja še lažje.

Na evidenco partnerjev je dodano nekaj novih podatkov, ki so pomembni pri vodenju kontaktne osebe partnerja.

Hitrost nalaganja podatkov je pomembna in zato so na evidenco delavcev in evidenco partnerjev dodani gumbi za omejitev števila izpisanih zadetkov.

Devetnajstim opomnikom se je pridružil dvajseti

2.3.2021

V Rokovnik je dodan opomnik, ki obvešča o prihajajočem datumu izteka delovnega dovoljenja za tujce. Datum vpišete na mestu, kjer se vodijo podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujec).

S pomočjo Rokovnika ste obveščeni tudi o drugih dogodkih: rojstni dnevi, prisotnosti/odsotnosti, uporaba vozil, vzdrževanje vozil, naloge, veljavnost pogodb, poskusna doba, naslednji pregledi, obletnice prihodov v podjetje, veljavnosti strokovne usposobljenosti, naslednja usposablja in izobraževanja, sestanki, zasedenost dvoran, zasedenost počitniških kapacitet, zadolžitve trajanje in vrnitve osebne opreme, roki plačil računov/predračunov, pregledi in/ali preizkusi delovne opreme, izteki delovnega dovoljenja za tujce.

Prenova aplikacij se nadaljuje

9.2.2021

Največ osvežitev sta bili tokrat deležni aplikaciji Evidenca poslane pošte in Evidenca prisotnosti.

Partnerji so se doslej uporabljali samo pri prejeti in izdani pošti in zato ni bilo potrebe, da bi vpisovali preveč njihovih podatkov. Če uporabljate Evidenco o preventivnih zdravstvenih pregledih in Evidenco o opravljenih usposabljanjih in izobraževanjih potem vam je znano, da se izvajalci zdravstvenega varstva in izobraževanja vodijo posebej.

Odslej lahko pri partnerjih vpisujete nekaj več neobveznih podatkov, ki jih boste kasneje lahko uporabili tudi v povezavi z drugimi evidencami. Cilj je, da partnerjeve podatke vpišete samo enkrat, uporabljate pa jih poljubno krat po potrebi v drugih aplikacijah tako, da jih preprosto izberete.

Na seznamu partnerjev je odslej indikator števila zadnjih X zadetkov, s katerim izberete, koliko zadnjih vpisanih partnerjev naj se prikaže. Če npr. vpisujete nove partnerje, je smiselno, da se prikažejo najnovejši vpisi, verjetno pa ni smiselno, da se izpišejo vsi vpisi oz. partnerji. Če bi se izpisali vsi zapisi, bi bilo to tudi časovno zamudno.

Evidenca prisotnosti je bila deležna optimizacije hitrosti in se zato odslej podatki malenkost hitreje prikažejo.

Osvežena navigacija na portalu eTajnica.com

14.12.2020

Če ste v zadnjem času obiskali eno od aplikacij portala, potem ste verjetno že opazili osveženo navigacijo po aplikacijah. Želimo, da je prehod med aplikacijami čim lažji, z malo kliki, predvsem pa, da je iskana aplikacija vedno pri roki. Portal trenutno vključuje 26 aplikacije za poslovanje in zato je pomembno, da so aplikacije pregledno razvrščene.

Na vsakem koraku, četudi ste tam prvič, s pomočjo v tistem trenutku, znate izbrati ali vpisati ustrezno informacijo - to je cilj pri vseh nadgradnjah.

Spletne strani ne nudijo obsežnih navodil, kako je potrebno nekaj uporabljati. Uporabniki zahtevajo, da se portali, v našem primeru aplikacije, uspešno uporabljajo brez vnaprejšnjih temeljitih priprav. Omogočeno mora biti hitro in preprosto delo.

Nam je z navigacijo uspelo?

Nova aplikacija Pridobljena znanja

10.11.2020

Namenjena je vodenju opravljenih usposabljanjih in izobraževanj, ki so jih delavci opravili zaradi potreb delovnega mesta, za katera so sklenili pogodbo o zaposlitvi.

Na seznamu se vodijo naslednji podatki: naziv/ime izobraževanja oz. strokovnega programa, vrsta izobraževanja, datum opravljanja, rezultat opravljanja, datum veljavnosti, datum naslednjega usposabljanja in izobraževanja.

Omogoča prenos datuma veljavnosti in datuma naslednjega usposabljanja in izobraževanja v Rokovnik, ki na enem mestu obvešča o pomembnih terminih oz. datumih.

Aplikaciji Evidenca prisotnost in Evidenca dopustov sta osveženi

5.10.2020

Dve najbolj pogosto uporabljeni aplikaciji sta osveženi, kar pomeni, da sta grafično posodobljeni in imata nekaj novih funkcionalnosti.

Novost je npr. da pri vpisu odsotnosti lahko izberete 'celodnevno odsotnost/prisotnost'. S tem se v polju 'Št. delovnih ur na dan' avtomatično izpiše dnevna delovna obveznost delavca.

Na Evidenci dopustov odslej preprosto preverite, kdo v podjetju ima največ neporabljenega dopusta. Na 'Izračunu dopustov' kliknete na stolpec 'Neporabljen skupaj' in že se izpiše seznam delavcev razvrščen po neporabljenem dopustu.

Aplikacija Prejeta pošta je dopolnjena

10.8.2020

Evidenca prejete pošte je namenjena vodenju podatkov o prejeti pošti. Omogoča avtomatično izdelavo poštne knjige, izpis poštne knjige v Excel, hitro filtriranje, dodajanje prejete pošte v Rokovnik (v primeru, da je prejeta pošta račun ali predračun).

Dopolnjena aplikacija je grafično spremenjena, predvsem pa je iskanje po prejeti pošti še lažje in hitrejše. Izbira pošiljatelja/prejemnika s pomočjo spustnega seznama je sedaj narejena tako, da lahko vpišete npr. dve črki pošiljatelja/prejemnika in prikažejo se samo tisti, ki ustrezajo temu pogoju (spustnemu seznamu je dodano filtriranje). Pri izbiri datuma odslej lahko v polje vpišete datum (ni ga več potrebno izbrati iz koledarja).

Nova storitev Opomnik

15.7.2020

Nova storitev avtomatski opomnik obvešča o prihajajočih dogodkih na e-naslov tako pogosto, kot želite:
- ob ponedeljkih za dogodke tega tedna ali
- na dan dogodka oz. dogodkov.

Ta storitev je koristna zato, da vas avtomatično pravočasno opomni na prihajajoče dogodke, ki ste jih predhodno vpisali v eno od evidenc v Moji pisarni. Vrste dogodkov, ki so vključeni v opomnik:
* odsotnosti/prisotnosti za delavce (dopust, lanski dopust, bolniška, nega otroka, službene odsotnosti, izobraževanja, nadure, manko ur, obisk pri zdravniku, itd..)
* prisotnosti za pogodbene delavce/zunanje sodelavce/študente
* napoved praznovanja rojstnih dni za delavce
* veljavnost pogodbe o zaposlitvi za delavca – če je zaposlitev za določen čas
* poskusna doba za delavca – če jo ima * datum naslednjega obdobnega ali drugega usmerjenega zdravstvenega pregleda za delavca
* datum naslednje obnovitve nacionalne poklicne kvalifikacije<
* datum naslednjega usposabljanja za varstvo pri delu
* obletnica prihoda v podjetje in datum nastopa (datum prihoda v podjetje)
* datum zadolžitve, datum trajanja in datum vrnitve osebne opreme (mobilni telefoni, računalniki, delovne obleke, zaščitna oprema, itd.)
* uporaba vozil
* vzdrževanja vozil
* naloge
* datum sestanka ter zasedenost dvorane
* datum zasedenosti dvorane
* datum zasedenosti počitniške kapacitete
* rok plačila računa/predračuna
* datum pregleda in/ali preizkusa delovna opreme

Nova aplikacija Delovna oprema

15.6.2020

Nova evidenca je namenjena vodenju podatkov o pripomočkih, ki se uporabljajo pri delu. Vključuje urnik pregledov in preizkusov.

Z obdobnimi pregledi in preizkusi delovne opreme delodajalec ugotavlja skladnost s predpisi, standardi in drugimi določili. Pregledi delovne opreme in preizkusi se izvajajo periodično.

Nova aplikacija Potni nalogi

15.5.2020

Omogoča vnos, potrjevanje, izdelavo poročila in obračun potnih stroškov.

Potni nalogi so evidenca namenjena vodenju podatkov o službenih poteh, ki jih imate v vašem podjetju/ustanovi. Omogoča:

• Seznam podatkov o potnih nalogih v vašem podjetju/ustanovi.
• Razvrščanje potnih nalogov glede na status (vpisan, odobren, poročilo narejeno, obračunan, potrjen, zaključen, neaktiven, arhiviran).
• Urejanje podatkov o potnih nalogih.
• Izpis naloga, poročila in obračuna.

Vpis delavca ali podjetja pri dodajanju odsotnosti, dopustov ali pošte

8.4.2020

Pri vpisu podatkov npr. v evidenco dopustov ali prisotnosti je potrebno vpisati nekaj obveznih podatkov, ki vzamejo kar nekaj časa. Da bi bil vpis podatkov čim lažji in hitrejši, smo preoblikovali vnosno polje za delavca. Novost je to, da lahko odslej delavca vpišemo tako, da v iskalno polje (na sliki glejte 3) vnesemo najmanj dve črki, ki sta tudi v priimku ali imenu delavca. Ko to naredimo, se prikažejo delavci, ki vsebujejo ti dve črki. Potem samo še kliknemo na ustreznega delavca. S tem smo ga izbrali in vključili na obrazec.

Novost je vključena tudi pri vnosu podjetja. Tudi na vnosnem polju za podjetje lahko vpišemo najmanj dve črki, ki sta tudi v nazivu podjetja in že se prikažejo podjetja, ki vsebujejo ti dve črki. Potem samo še kliknemo na ustrezno podjetje. S tem smo ga izbrali in vključili na obrazec. Preverite npr. evidenco prejete pošte.

Možni načini vpisa delavca na obrazec:
1 - Vpis novega delavca. Delavca na seznamu delavcev še ni in ga je zato potrebno vpisati.
2 - Seznam delavcev. Odpre se seznam vseh delavcev.
3 - Iskalno polje za iskanje po delavcih (vpišemo najmanj dve črki iz priimka ali imena). Delavca smo predhodno že vpisali v seznam delavcev.
4 - Spustni seznam iz katerega izberemo delavca. Delavca smo predhodno že vpisali v seznam delavcev.

Bolniški listi

4.3.2020

Nov program Evidenca bolniških listov omogoča pregled in prenos izdanih in preklicanih elektronskih bolniških listov (eBOL) za zaposlene neposredno iz ZZZS. Vključena je možnost shranjevanja in izpis bolniških listov.

Pred uporabo te evidence je potrebno enkratno urediti dostop do bolniških listov na ZZZS. Najlažje to storite tako, da pišite na e-naslov, ki je izpisan spodaj, ali pokličite na 04 513 92 70 in vodili vas bomo skozi postopek.

Skenirani računi, rok plačila in znesek

30.1.2020

V program Evidenca prejete pošte je dodana možnost pregleda skeniranega računa (dokumenta) za vsako prejeto pošto. Prav tako sta dodani dve novi polji in sicer rok plačila (valuta) in znesek (znesek računa). S temi dopolnitvami je omogočeno lažje spremljanje evidence prejetih računov.

Hitrost delovanja in zasedenost dvoran

13.1.2020

Za učinkovito delo se morajo spletne strani naložiti hitro. In zato smo v zadnjem obdobju pozornost namenili pohitritvi nalaganja vseh spletnih strani in programov. Največjo pozornost smo namenili tistim stranem, ki jih največkrat pregledujete. Preverite npr. Evidenco dopustov, Evidenco prisotnosti ali Rokovnik.

Dopolnjen je program Zasedenost dvoran, ki odslej omogoča tudi ponavljajočo rezervacijo dvoran ali sejnih sob. Ponavljajoča rezervacija omogoča, da posamezno rezervacijo ciklično ponavljamo na določeno časovno periodo (dnevno, tedensko, mesečno ali letno).

Zadolžitve osebne opreme, zasedenost dvoran in počitniških kapacitet

29.11.2019

Za učinkovito organizacijo pisarniškega poslovanja je potrebno voditi tudi evidence zasedenosti kapacitet (osnovnih sredstev) in zadolžitev osebne opreme (potrošni material in oprema). Zato smo pripravili tri nove aplikacije, ki omogočajo elektronsko vodenje zasedenosti in zadolžitev:
- aplikacija Zadolžitve osebne opreme omogoča vodenje podatkov o opremi, ki jo delavci prejmejo zaradi zahtev delovnega mesta,
- aplikacija Zasedenost dvoran omogoča vodenje zasedenosti dvoran/sejnih sob ali prostorov, ki jih dajete v uporabo za določen termin in
- aplikacija Zasedenost počitniških kapacitet omogoča vodenje podatkov o zasedenosti počitniških kapacitet.

Preprosta uporaba novih aplikacij z malo kliki in potrebnimi vpisi

10.9.2019

Pred poletnimi počitnicami smo vas spraševali, kako vam lahko pomagamo pri vašem delu. Zanimale so nas vaše potrebe po novih vsebinah, evidencah in računalniških programih.
Glede na vaše predloge smo se odločili, da najprej pripravimo nove računalniške programe in sicer evidenco sestankov, zapisnikov in vabil.

Evidenca sestankov bo omogočala pregled vseh sestankov v vašem podjetju/ustanovi pri katerih vi kakorkoli sodelujete oz. ste zadolženi za organizacijo sestanka. Tako bo omogočeno voditi evidenco sestankov, povabljencev in prek zapisnikov spremljati sklepe sestankov in realizacijo. Cilji aplikacije so, da je na enem mestu omogočeno vse za pripravo in izvedbo sestankov, ter kasneje tudi za spremljanje sklepov.

Evidenca zapisnikov bo omogočala pregled sklepov in nalog, ki jih je potrebno izvršiti. Tako bo omogočen na enem mestu pregled nad vsemi odprtimi nalogami in osebami, ki so zadolžene za izvršitev sklepov. Program bo omogočal pregled nad realizacijo sklepov.

Evidenca vabil bo omogočala pregled vseh vabil, ki jih posredujete povabljencem, bodisi za udeležbo npr. na formalnih sestankih ali pa za udeležbo na neformalnih srečanjih kot je npr. odprtje razstave. Omogočeno bo torej spremljanje formalnih vabil in tudi tistih, pri katerih nas ne zanima, ali je npr. povabljenec svojo udeležbo potrdil ali ne.

Poseben izziv je pripraviti programe tako, da bodo preprosti za uporabo. Torej, da bodo razumljivi za uporabo brez navodil in da bo čim manj klikanja in vpisovanja podatkov. Na začetku se lahko uporabijo samo osnovne možnosti, ki jim po potrebi kasneje priključite še bolj napredne možnosti.

Programi bodo postopoma kmalu na voljo. Vsi trenutno dostopni programi so dosegljivi tako, da kliknete na gumb Aplikacije (zgoraj desno).

Telefonski klici

27.8.2019

Nova aplikacija Telefonski klici omogoča vodenje podatkov o prejetih klicih za vas ali za delavce v vašem podjetju/ustanovi. Cilji aplikacije so:
- pregled vseh prejetih klicev na enem mestu in
- pravočasno posredovanje klicev pravim prejemnikom klicev.

Prejete telefonske klice lahko tudi arhivirate in s tem obdržite pregled nad vsemi prispelimi klici v podjetje/ustanovo.

Poletni čas je čas za načrtovanje in planiranje prihodnosti

12.6.2019

Zelo si želimo, da bi nam posredovali vaše potrebe po novih vsebinah, evidencah in programih. Naš cilj je, da je portal eTajnica.com čim bolj aktualen in da vam koristi pri vsakdanjem pisarniškem delu. Že kratkega odziva z vašimi predlogi na e-naslov, ki je izpisan spodaj, bomo veseli.

Kaj smo pripravi do sedaj, si lahko najhitreje ogledate tu, tu, tu ali tu.

Evidenca delavcev: Napotnica in zdravniško spričevalo

21.5.2019

Preventivni zdravstveni pregledi in usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregledi delavcev se opravljajo zaradi varovanja življenja, zdravja in delovne zmožnosti delavca, preprečevanja nezgod in poškodb pri delu, poklicnih bolezni, bolezni v zvezi z delom in preprečevanja invalidnosti.

Preventivni zdravstveni pregledi so:
- predhodni preventivni zdravstveni pregledi,
- usmerjeni obdobni preventivni zdravstveni pregledi in
- drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregledi.

Evidenca delavcev omogoča izpis napotnice za predhodni preventivni zdravstveni pregled, izpis napotnice za usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregled ter zdravniško spričevalo v Word.

Evidenca prisotnosti: Dovolilnica za zasebni izhod

10.5.2019

Preventivni zdravstveni pregledi in usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregledi delavcev se opravljajo zaradi varovanja življenja, zdravja in delovne zmožnosti delavca, preprečevanja nezgod in poškodb pri delu, poklicnih bolezni, bolezni v zvezi z delom in preprečevanja invalidnosti.

Preventivni zdravstveni pregledi so:
- predhodni preventivni zdravstveni pregledi,
- usmerjeni obdobni preventivni zdravstveni pregledi in
- drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregledi.

Evidenca delavcev omogoča izpis napotnice za predhodni preventivni zdravstveni pregled, izpis napotnice za usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregled ter zdravniško spričevalo v Word.

Raznovrstni izpiski, ki so koristni za vsakdanjo poslovno uporabo

2.4.2019

Na pisarniškem delovnem mestu se obdelujejo, zbirajo in pripravljajo različni izpiski. Že kar nekaj let prevladujejo v elektronski obliki.

Koristno in tudi najbolj varno je, da podatke urejeno zbiramo na enem mestu in do njih pregledno dostopamo z različnimi računalniškimi programi. Če je temu tako, potem z lahkoto izdelujemo izpiske takrat, ko želimo presek nekega stanja na zadevah npr. po dnevih, po zaposlenih ali po zadevah.

Seznam najbolj priljubljenih izpiskov, ki jih lahko izdelate na portalu eTajnica.com:

• seznam zaposlenih, delovne dobe, število let pri delodajalcu
• seznam dopustov po zaposlenih in izračun dopustov
• izpis vloge za odobritev koriščenja letnega dopusta
• izpis obvestila o letnem dopustu
• izpis obračuna prisotnosti po mesecih za zaposlene
• izpis seznama prisotnosti/odsotnosti za zaposlene
• seznam prihodov/odhodov zaradi registracije delovnega časa
• seznam prejete in izdane pošte
• izpis poštne knjige, popis oddanih pošiljk in oddajnice

Evidenca dopustov: Vloga za odobritev koriščenja rednega letnega dopusta

20.3.2019

Evidenca dopustov je namenjena vodenju podatkov o dopustih in izračunu stanja dopusta za delavce v vaši organizaciji.

Novost je, da smo na seznam dopustov dodali dve dodatni možnosti.

Polje 'Dni' (število dni dopusta) pove, koliko dni dopusta je med začetnim in končnim datumom dopusta.

Gumb 'Vloga' omogoča izpis vloge za odobritev koriščenja rednega letnega dopusta v Word. Vloga je uporabna v takrat, ko odgovorna oseba s svojim podpisom potrdi koriščenje dopusta za zaposlene.

Evidenca delavcev: Seznam delavcev je preglednejši

19.2.2019

Evidenca delavcev je namenjena vodenju podatkov o delavcih v vaši organizaciji. Omogoča vodenje osnovnih in razširjenih podatkov o delavcih kot npr. podatkov o nastopu dela, poskusni dobi, veljavnosti pogodbe, podatkov o delovni dobi in zdravniških pregledih. Poleg tega omogoča najpogostejše izračune pri delavcih kot npr. izračun starosti, števila let pri delodajalcu in delovne dobe.

Novost je, da smo seznam delavcev dopolnili tako, da je pregled bolj prilagojen velikosti vašega zaslona. Za lažji pregled na seznamu lahko uporabljate drsnika. Vedno vidite, za katero osebo pregledujete podatke (polji ime in priimek sta fiksirani). Če z miško postojite na posameznem podatku ali na naslovu stolpca (npr. Del mesto), se izpiše pojasnilo, kaj ta podatek pomeni.

V prihodnje bomo tako obliko prikaza seznama uporabili tudi pri ostalih evidencah.

Evidenca prisotnosti: Razširjen obračun prisotnosti

7.2.2019

Evidenca prisotnosti je namenjena vodenju podatkov o prisotnostih in odsotnostih delavcev v vaši organizaciji. Tej evidenci lahko rečemo tudi evidenca o izrabi delovnega časa. Pomaga voditi mesečne delovne obveznosti za delavce. Torej naslednje podatke: dopust, lanski dopust, bolniška, nega otroka, službene odsotnosti, izobraževanja, nadure, manko ur, obisk pri zdravniku, itd..

Novost je, da smo evidenco dopolnili. Po kliku na gumb 'Razširjen obračun prisotnosti' se prikaže razširjena evidenca, ki omogoča prenašanje viškov ali mankov ur iz meseca v mesec. Viške ali manke ur iz meseca v mesec prenašamo tako, da kliknemo na gumb 'Prenos v naslednji mesec'. Takrat se izračun viška ali manka ur iz tekočega meseca prenese v naslednji mesec in v naslednjem mesecu postane začetno stanje viškov ali mankov ur. Po želji lahko podatek tudi ročno popravimo tako, da pri delavcu kliknemo v polje VM pr. in vpišemo željeno vrednost.

Rokovnik

8.1.2019

Rokovnik je seznam dogodkov in opravil urejen po datumih. Na enem mestu spremljate zadeve, ki so pomembne za vaše podjetje/ustanovo.

V rokovniku so izpisani naslednji dogodki:

• odsotnosti/prisotnosti za delavce (dopust, lanski dopust, bolniška, nega otroka, službene odsotnosti, izobraževanja, nadure, manko ur, obisk pri zdravniku, itd..),
• prisotnosti za pogodbene delavce/zunanje sodelavce/študente,
• napoved praznovanja rojstnih dni za delavce,
• veljavnost pogodbe o zaposlitvi za delavca – če je zaposlitev za določen čas,
• poskusna doba za delavca – če jo ima,
• datum naslednjega obdobnega ali drugega usmerjenega zdravstvenega pregleda za delavca,
• obletnica prihoda v podjetje in datum nastopa (datum prihoda v podjetje),
• uporaba kapacitet (dvorane, prostori, sejne sobe, počitniške kapacitete, mobilni telefoni, računalniki, itd.),
• evidenca uporabe vozil,
• evidenca vzdrževanja vozil in
• naloge.