Za tajnice, poslovne sekretarke in asistentke je pomembno dobro pisanje in pravočasno odgovarjanje na sporočila.
V časih pisalnih strojev je veljalo, da pišejo najhitreje in z redkimi napakami v besedilih. Zaposlene so bile na delovnih mestih, ki so zahtevala znanje strojepisja. Tega znanja drugi poklici niso imeli, ali pa je bilo znanje bolj skopo in so zato korespondenco vodile tajnice ali administratorke.
Danes, ko pravzaprav vsi pišemo besedila in sporočila, je pomembno, da jih zaposleni na omenjenih poklicih, še vedno pišejo najbolje.
Vloga strojepisja je bolj na stranskem tiru. Pričakuje se, da se v času šolanja kar sproti naučijo tipkanja. Tako znamo tipkati vsi, le da tipkanje mnogokrat ni deset prstno. Če pa ste obiskovali npr. administrativno šolo, ste se naučili deset prstnega tipkanja.
Današnja tema ni hitro in pravilno pisanje iz vidika pravopisja, pač pa je vsebina članka usmerjena na obliko sporočila in na to, komu, kdaj in kako poslati sporočilo oz. odgovor.
Pri sporočilih je potrebno:
Pri zunanji korespondenci je potrebno oceniti, ali nas naslovnik pozna in ali smo z njim v stalnem stiku. Na podlagi tega se je potrebno odločiti, koliko spremnih podatkov bomo v sporočilu napisali.
Nikoli na sporočilo ne odgovorite z možnostjo 'Odgovori vsem' (Reply to all). Tako bodo vaše sporočilo prejeli vsi, ki so navedeni tudi v poljih 'v vednost'. Tak način komunikacije se od pisarniškega delavca ne pričakuje.
Če pošto pošiljate večjemu številu naslovnikov, uporabite skriti način pisanja naslovov (Skp - skriti prejemniki). Drugi uporabniki ne bodo videli vseh e-naslovov, ampak le vašega. Na ta način boste varovali osebne podatke prejemnikov vašega sporočila. Prav tako prejemnik sporočila ne bo vedel, komu vse ste sporočilo poslali.
Velike črke pomenijo kričanje in zmerjanje. Zato bodite previdni z njimi, ko pišete ljudem, ki jih ne poznate ali svojim sodelavcem. Medtem ko med starimi znanci velike črke pomenijo le, da je nekdo hotel nekaj še posebej poudariti ali izpostaviti.
Uporabljajte slovenski nabor črk. Če vaš program za sporočila šumnikov ne podpira, raje uporabljajte c, s in z.
V prostor 'Zadeva' (Subject) napišite, o čem bo sporočilo govorilo. Ne pošiljajte sporočila brez zadeve. Nikar ne vpisujte naslova 'nujno' ali 'obvezno' - v naslovu ne bodite predrzni.
Če odgovarjate na prejeto pošto z možnostjo "Odgovori" (Reply), svoj odgovor napišite nad besedilo prejetega sporočila. Staro besedilo pustite spodaj, da se bo prejemnik spomnil, o čem vam je pisal.
Ljudje ne želijo brati dolgih sporočil, pač pa kratka in jedrnata in zato nikar ne dolgovezite. Ne pošiljajte obsežnih tekstovnih ali slikovnih priponk.
Pri uporabi kratic ali smeškov bodite pazljivi, da jih bo prejemnik razumel.
Če dobite pošto s pomembno vsebino, ki ni bila namenjena vam, jo vrnite pošiljatelju in ga opozorite na napako. Hvaležen vam bo.
Sporočilo, ki je namenjeno samo vam, ne posredujte naprej. Zamera bo velika in verjetno tudi upravičena.
Službena e-pošta je namenjena samo službenim zadevam. S tem se izognete možnosti, da bi vaši sodelavci prebrali sporočilo, ki je namenjeno vam osebno.
Če ocenite, da pošiljatelji ne vedo, kdo je pri vas pristojen za kakšno delo, lahko v sporočilo dodate tudi informacijo o tem. Npr.:
Sporočila povedo veliko o samem pošiljatelju in o njegovem odnosu do sogovornika, zato bodite pozorni na vašo korespondenco.
V časih pisalnih strojev je veljalo, da pišejo najhitreje in z redkimi napakami v besedilih. Zaposlene so bile na delovnih mestih, ki so zahtevala znanje strojepisja. Tega znanja drugi poklici niso imeli, ali pa je bilo znanje bolj skopo in so zato korespondenco vodile tajnice ali administratorke.
Danes, ko pravzaprav vsi pišemo besedila in sporočila, je pomembno, da jih zaposleni na omenjenih poklicih, še vedno pišejo najbolje.
Vloga strojepisja je bolj na stranskem tiru. Pričakuje se, da se v času šolanja kar sproti naučijo tipkanja. Tako znamo tipkati vsi, le da tipkanje mnogokrat ni deset prstno. Če pa ste obiskovali npr. administrativno šolo, ste se naučili deset prstnega tipkanja.
Današnja tema ni hitro in pravilno pisanje iz vidika pravopisja, pač pa je vsebina članka usmerjena na obliko sporočila in na to, komu, kdaj in kako poslati sporočilo oz. odgovor.
Pri sporočilih je potrebno:
- razumljivo in kratko napisati vsebino,
- upoštevati obliko pisanja,
- razmisliti o prejemnikih sporočila - na koga naslavljamo sporočilo,
- razmisliti v katero polje prejemnike sporočila zapisati To- prejemnik, CC - prejemnik v vednost, Skp - skrit prejemnik).
Pri zunanji korespondenci je potrebno oceniti, ali nas naslovnik pozna in ali smo z njim v stalnem stiku. Na podlagi tega se je potrebno odločiti, koliko spremnih podatkov bomo v sporočilu napisali.
Nikoli na sporočilo ne odgovorite z možnostjo 'Odgovori vsem' (Reply to all). Tako bodo vaše sporočilo prejeli vsi, ki so navedeni tudi v poljih 'v vednost'. Tak način komunikacije se od pisarniškega delavca ne pričakuje.
Če pošto pošiljate večjemu številu naslovnikov, uporabite skriti način pisanja naslovov (Skp - skriti prejemniki). Drugi uporabniki ne bodo videli vseh e-naslovov, ampak le vašega. Na ta način boste varovali osebne podatke prejemnikov vašega sporočila. Prav tako prejemnik sporočila ne bo vedel, komu vse ste sporočilo poslali.
Velike črke pomenijo kričanje in zmerjanje. Zato bodite previdni z njimi, ko pišete ljudem, ki jih ne poznate ali svojim sodelavcem. Medtem ko med starimi znanci velike črke pomenijo le, da je nekdo hotel nekaj še posebej poudariti ali izpostaviti.
Uporabljajte slovenski nabor črk. Če vaš program za sporočila šumnikov ne podpira, raje uporabljajte c, s in z.
V prostor 'Zadeva' (Subject) napišite, o čem bo sporočilo govorilo. Ne pošiljajte sporočila brez zadeve. Nikar ne vpisujte naslova 'nujno' ali 'obvezno' - v naslovu ne bodite predrzni.
Če odgovarjate na prejeto pošto z možnostjo "Odgovori" (Reply), svoj odgovor napišite nad besedilo prejetega sporočila. Staro besedilo pustite spodaj, da se bo prejemnik spomnil, o čem vam je pisal.
Ljudje ne želijo brati dolgih sporočil, pač pa kratka in jedrnata in zato nikar ne dolgovezite. Ne pošiljajte obsežnih tekstovnih ali slikovnih priponk.
Pri uporabi kratic ali smeškov bodite pazljivi, da jih bo prejemnik razumel.
Če dobite pošto s pomembno vsebino, ki ni bila namenjena vam, jo vrnite pošiljatelju in ga opozorite na napako. Hvaležen vam bo.
Sporočilo, ki je namenjeno samo vam, ne posredujte naprej. Zamera bo velika in verjetno tudi upravičena.
Službena e-pošta je namenjena samo službenim zadevam. S tem se izognete možnosti, da bi vaši sodelavci prebrali sporočilo, ki je namenjeno vam osebno.
Če ocenite, da pošiljatelji ne vedo, kdo je pri vas pristojen za kakšno delo, lahko v sporočilo dodate tudi informacijo o tem. Npr.:
- za odjavo hrane v kuhinji pošljite sporočilo na odjavahrane@imepodjetja.si ali na interni tel. št. 99 999
- za rezervacijo sejne sobe pošljite sporočilo na rezervacijasejnesobe@imepodjetja.si ali na tel. 9 999 99 99
- za javljanje bolniških odsotnosti in dopusta vpišite podatke direktno v računalniški program
Sporočila povedo veliko o samem pošiljatelju in o njegovem odnosu do sogovornika, zato bodite pozorni na vašo korespondenco.