Članek
je pripravljen na
podlagi zaposlitvenih oglasov, ki so jih objavila podjetja v ZDA in Kanadi
in so iskala poslovne asistentke z ustreznimi znanji
in sposobnostmi.
Podjetja so bila različna po
velikosti, uspešnosti, dejavnostih, trgih in zato je tudi
obseg del in nalog poslovne asistentke v oglasih vedno
prilagojen točno določenemu podjetju.
V oglasih se
pojavljajo tudi druga poimenovanja oz. nazivi za delovno
mesto poslovne asistentke kot. npr. izvršni pomočnik,
izvršni administrator, vodilni pomočnik, administrativni
pomočnik, izvršni osebni pomočnik, osebni asistent. Ti
nazivi
združuje nekatere od spodaj naštetih vlog.
V nadaljevanju je podroben seznam zahtev
delodajalcev za delovno mesto poslovne asistentke. Vrstni
red na seznamu je naključen.
Spretnosti, sposobnosti, odgovornosti,
znanja, dela in opravila poslovne asistentke
• vzdrževanje in posodabljanje koledarja oz. urnika
• usklajevanje in podpora
pri sestankih, priprava na srečanja
(organizacija), udeležba na sestankih
• organizacija potovanja, priprava
načrta poti, prijave na dogodkih, sestankih in konferencah
• priprava dopisov
in poročil
• zagotoviti dosledno spoštovanje
organizacijskih politik
• sledenje in upravljanje
stroškov
• pregled korespondence za kakovost in
doslednost
• snemanje in pisanje zapisnikov na sestankih
• spremljanje ukrepov,
ki so bili dodeljeni na sestankih ali z njimi
povezanih zadevah, ki izhajajo iz srečanj
• ohranjanje
notranje in zunanje diskretnosti in zaupnosti
• delo in nadzor administrativnega osebja, varnostno
kopiranje zadev
• deluje
kot prvi stik z nadrejenim
• samostojno odločanje
• biti proaktiven
• predvidevanje potreb nadrejenega
• sprejemanje
odločitev in ukrepanje
• analiziranje, raziskovanje in reševanje problemov
• obvladovanje pritiskov in stresa
• obvladovanje nenehnih sprememb in
sprememba
prednostnih nalog
• sposobnost obvladovanja prekinitev
• ravnati vljudno, strokovno in učinkovito
• sodelovanje s
skupino
• upravljanje s časom predpostavljenega
• plani in načrti
za konference in prireditve
• odzivanje na e-pošto
nadrejenih
• skrb za pisarniški material in opremo
• odgovornost za upravljanje sistemov elektronske evidence
• receptor za nadrejene: upravljanje pošte , e-pošte
, telefonskih klicev , obiskovalcev in potencialnih
obiskovalcev
• biti pozoren
na podrobnosti
• upravljanje stroškov,
proračunov in delo z računi
• usklajevanje osebja
• dobro
organizirano delo
• biti prilagodljiv
• uživati v stalno
spremenjenih izzivih in vlogah
• delo z malo ali nič nadzora
• interakcija z
zaposlenimi na vseh ravneh
• dobro odločanje v
različnih situacijah
• delujejo na domiseln način, kadar
je to potrebno
• deluje z visoko stopnjo
profesionalnosti
• odlične pisne in verbalne
komunikacijske spretnosti
• kažejo korporativne vrednote
• profesionalno komuniciranje z zunanjimi in
notranjimi strankami
• sposobnost
izvesti poizvedbo, poiskati rešitev in jo sporočiti
nadrejenemu
• pripraviti osnutek korespondence v imenu nadrejenega
• skrbeti za celotno logistiko za sestanke za nadrejenega
• usklajevanje in izvajanje nadzora nad različnimi izvajalci
v imenu nadrejenega
• vzdrževanje seznamov telefonskega
imenika in
organizacija stikov za nadrejenega
• upravljanje z
premičninami in nepremičninami, ki jih uporablja nadrejeni
• pregled, razvrščanje in
urejanje dohodne korespondence za nadrejenega
• poročila
o stroških
• večjezičnost na delovnem mestu
• komunikacija s podrejenimi od nadrejenega
• osebni
asistent nadrejenega
Ta
raziskava je bila narejena v ZDA in Kanadi. Velikokrat je
tako, da se nekaj pojavi najprej "čez lužo" že čez nekaj
let pa potem "prispe do nas".
Koristna povezava
•
Administrative
Assistant Skills and Executive Assistant Skills, vir: TEA