Članek je pripravljen na podlagi zaposlitvenih oglasov, ki so jih objavila podjetja v ZDA in Kanadi in so iskala poslovne asistentke z ustreznimi znanji in sposobnostmi.

Podjetja so bila različna po velikosti, uspešnosti, dejavnostih, trgih in zato je tudi obseg del in nalog poslovne asistentke v oglasih vedno prilagojen točno določenemu podjetju.

V oglasih se pojavljajo tudi druga poimenovanja oz. nazivi za delovno mesto poslovne asistentke kot. npr. izvršni pomočnik, izvršni administrator, vodilni pomočnik, administrativni pomočnik, izvršni osebni pomočnik, osebni asistent. Ti nazivi združuje nekatere od spodaj naštetih vlog.

V nadaljevanju je podroben seznam zahtev delodajalcev za delovno mesto poslovne asistentke. Vrstni red na seznamu je naključen.

Spretnosti, sposobnosti, odgovornosti, znanja, dela in opravila poslovne asistentke

• vzdrževanje in posodabljanje koledarja oz. urnika
• usklajevanje in podpora pri sestankih, priprava na srečanja (organizacija), udeležba na sestankih
• organizacija potovanja, priprava načrta poti, prijave na dogodkih, sestankih in konferencah
• priprava dopisov in poročil
• zagotoviti dosledno spoštovanje organizacijskih politik
• sledenje in upravljanje stroškov
• pregled korespondence za kakovost in doslednost
• snemanje in pisanje zapisnikov na sestankih
• spremljanje ukrepov, ki so bili dodeljeni na sestankih ali z njimi povezanih zadevah, ki izhajajo iz srečanj
• ohranjanje notranje in zunanje diskretnosti in zaupnosti
• delo in nadzor administrativnega osebja, varnostno kopiranje zadev
• deluje kot prvi stik z nadrejenim
• samostojno odločanje
• biti proaktiven
• predvidevanje potreb nadrejenega
• sprejemanje odločitev in ukrepanje
• analiziranje, raziskovanje in reševanje problemov
• obvladovanje pritiskov in stresa
• obvladovanje nenehnih sprememb in sprememba prednostnih nalog
• sposobnost obvladovanja prekinitev
• ravnati vljudno, strokovno in učinkovito
• sodelovanje s skupino
• upravljanje s časom predpostavljenega
• plani in načrti za konference in prireditve
• odzivanje na e-pošto nadrejenih
• skrb za pisarniški material in opremo
• odgovornost za upravljanje sistemov elektronske evidence
• receptor za nadrejene: upravljanje pošte , e-pošte , telefonskih klicev , obiskovalcev in potencialnih obiskovalcev
• biti pozoren na podrobnosti
• upravljanje stroškov, proračunov in delo z računi
• usklajevanje osebja
• dobro organizirano delo
• biti prilagodljiv
• uživati v stalno spremenjenih izzivih in vlogah
• delo z malo ali nič nadzora
• interakcija z zaposlenimi na vseh ravneh
• dobro odločanje v različnih situacijah
• delujejo na domiseln način, kadar je to potrebno
• deluje z visoko stopnjo profesionalnosti
• odlične pisne in verbalne komunikacijske spretnosti
• kažejo korporativne vrednote
• profesionalno komuniciranje z zunanjimi in notranjimi strankami
• sposobnost izvesti poizvedbo, poiskati rešitev in jo sporočiti nadrejenemu
• pripraviti osnutek korespondence v imenu nadrejenega
• skrbeti za celotno logistiko za sestanke za nadrejenega
• usklajevanje in izvajanje nadzora nad različnimi izvajalci v imenu nadrejenega
• vzdrževanje seznamov telefonskega imenika in organizacija stikov za nadrejenega
• upravljanje z premičninami in nepremičninami, ki jih uporablja nadrejeni
• pregled, razvrščanje in urejanje dohodne korespondence za nadrejenega
• poročila o stroških
• večjezičnost na delovnem mestu
• komunikacija s podrejenimi od nadrejenega
• osebni asistent nadrejenega

Ta raziskava je bila narejena v ZDA in Kanadi. Velikokrat je tako, da se nekaj pojavi najprej "čez lužo" že čez nekaj let pa potem "prispe do nas".

Koristna povezava
• Administrative Assistant Skills and Executive Assistant Skills, vir: TEA