Upoštevati mora Zakon o delovnih razmerjih in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Zakona določata, katere evidence mora o delavcih voditi delodajalec in katere podatke morajo te evidence vsebovati.
Na kratko lahko rečemo, da v personalni mapi zaposlenega hranimo vse, kar je povezano z delovnim razmerjem.
Velja pa opozoriti, da zaradi varstva osebnih podatkov ne smemo shraniti fotokopij osebnih dokumentov.
a) podatki o delavcu:
Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Smiselno je, da se vodenje evidenc časovno ujema z vodenjem personalne mape delavca.
Pomembno je tudi, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Delavec pa mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe.
Na kratko lahko rečemo, da v personalni mapi zaposlenega hranimo vse, kar je povezano z delovnim razmerjem.
Velja pa opozoriti, da zaradi varstva osebnih podatkov ne smemo shraniti fotokopij osebnih dokumentov.
Delodajalci morajo voditi naslednje evidence:
- evidenco o zaposlenih delavcih
- evidenco o stroških dela
- evidenco o izrabi delovnega časa
- evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu
Evidenca zaposlenih delavcih
V evidenco o zaposlenih delavcih se za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo:a) podatki o delavcu:
- osebno ime
- datum rojstva, če oseba nima EMŠO
- kraj rojstva
- država rojstva, če je kraj rojstva v tujini
- enotna matična številka občana
- davčna številka
- državljanstvo
- naslov stalnega prebivališča
- naslov začasnega prebivališča
- ali je delavec invalid
- kategorija invalidnosti
- izobrazba
- ali je delavec delno upokojen
- ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu
- ime in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo
- vrsta delovnega dovoljenja
- datum izdaje delovnega dovoljenja
- datum izteka delovnega dovoljenja
- številka delovnega dovoljenja
- organ, ki je izdal delovno dovoljenje
- datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi
- datum nastopa dela
- vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi
- razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas
- poklic, ki ga opravlja delavec
- strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta
- za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi
- naziv delovnega mesta oz. podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil
- pogodbo o zaposlitvi
- število ur tedenskega rednega delovnega časa
- razporeditev delovnega časa
- kraj, kjer delavec opravlja delo
- ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo
- datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi
- način prenehanja pogodbe o zaposlitvi
Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Smiselno je, da se vodenje evidenc časovno ujema z vodenjem personalne mape delavca.
Pomembno je tudi, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Delavec pa mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe.
Personalna mapa zaposlenega vsebuje:
- prošnjo za zaposlitev
- obrazec zaposlitvenega razgovora
- vprašalnik ob nastopu dela
- pogodbo o zaposlitvi
- opis del in nalog na delovnem mestu
- različna soglasje (npr.: soglasje MŠŠ)
- izjava o prejetem predlogu pogodbe
- obrazec 360 (ocena delavca iz strani njegovih sodelavcev in nadrejenega)
- potrdila o usposobljenosti (diplome, strokovni izpiti)
- izračun plače, spremembe, (odločitev o višini plačnega razreda)
- različni aneksi
- potrdilo iz varstva pri delu
- izobraževanja (potrdila s seminarjev)
- predlog spremembe pogodbe
- predlog zaposlitve novega delavca za to delovno mesto
- prijava v pokojninsko in invalidsko zavarovanje
- prijavo družinskih članov v zavarovanja
- razna opozorila in obvestila (npr. kršitev delovnih obveznosti)
- potrdilo o začasnem oz. stalnem bivališču
- potrdilo o opravljenem zdravniškem pregledu
- potrdilo o delovni dobi
- ostalo
Koristne povezave:
- Zakon o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 21/2013
- Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, Uradni list RS, št. 40/2006
- Moja pisarna
- Evidenca delavcev
- Evidenca prisotnosti