1. Shranjevanje kopij
- manj kot 5 % arhiviranih papirnih dokumentov rabimo v naslednjem letu,
- čimprej opustimo navado, da dokumente shranjujemo na računalniku, na USB ključu in jih še za vsak slučaj natisnemo in arhiviramo v omaro,
- dovolj je, če arhiviramo eno natisnjeno kopijo; po potrebi jo fotokopiramo ali natisnemo,
- uredimo si elektronski arhiv in evidenco arhiva; s tem odpade potreba po papirnem arhivu.
- ko pošto pregledate, takoj ustrezno ukrepajte.
- glede vsake pošte se takoj odločite: vrzite proč, arhivirajte, ukrepajte, odgovorite ali prenaslovite na odgovorno osebo.
- najdite in uporabljajte tiste vire, ki jih potrebujete,
- naročite se na tiste vire (e-novičke, poročila, časopise, obvestila, baze), ki jih potrebujete, ostale odpovejte,
- iščite specializirane vire,
- prezrite informacije in podatke, ki niso aktualni za vas.
- berite samo tisto kar vas zanima ali kar je pomembno in uporabno za vas,
- naučite se hitrega branja,
- članke in besedila shranite in jih preberite takrat, ko jih boste potrebovali.
- uporabljajte telefon in e-pošto kadar je to bolj smotrno in učinkoviteje,
- bodite kratki, napišite tisto kar je potrebno, brez odvečnih formalnosti,
- pripravite si vzorčna pisma za pogoste situacije.
- če pogosto pišete poročila, razvijte standardne oblike,
- prihranili boste čas pri razmišljanju o tem kako oblikovati poročilo,
- drugim boste prihranili čas, saj bodo navajeni na obliko poročil in bodo takoj našli pomembne informacije,
- omejite število poročil,
- če poročila pišete samo zaradi navade ali splošne obveznosti in če teh poročil nihče ne bere, jih opustite.