S podpisom povemo, da se z napisanim strinjamo ter da prevzemamo odgovornost.
Splošna priporočila
- podpis se nahaja na desni strani dopisa, nekaj vrstic pod vsebino.
- na levi strani dopisa se podpiše drugi podpisnik
- lastnoročni podpisi so običajno nečitljivi, zato natipkamo ime in priimek ter funkcijo podpisnika.
- Obstajata dve obliki navajanja podatkov v podpisu: najprej navedemo funkcijo, ki ji sledi ime in priimek ali najprej napišemo ime in priimek in nato še funkcijo.
Kako pišemo nazive funkcij v podpisu?
- z
malo začetnico: ko najprej navedemo ime in priimek podpisnika, in nato napišemo
vejico
Primer: (lastnoročni podpis)
Marta Hudalin,
računovodja - z veliko začetnico: če vejice za imenom in priimkom ne napišemo
Primer: (lastnoročni podpis)
Marta Hudalin
Računovodja - z veliko
začetnico pišemo nazive tudi v primeru, ko podpis oblikujemo tako, da najprej
navedemo funkcijo
Primer: Direktor
Vladislav Podberšič
(lastnoročni podpis)
Podpis na upravnih dopisih
Je oblikovan tako, da:- na vrhu podpisa stoji lastnoročni podpis.
- sledi navedba imena z malimi črkami ter priimek napisan z velikimi črkami.
- nazadnje navedemo še funkcijo z
velikimi črkami.
Vsi elementi podpisa so sredinsko poravnani glede na najdaljšo vrstico v podpisu.
Primer: (lastnoročni podpis)
Janko HVALA
DRŽANI PODSEKRETAR
Podpisi fizičnih oseb
Ko dokument podpišemo kot fizična oseba, zadostuje lastnoročni podpis brez natipkanega imena in priimka.Nadomestno podpisovanje
- nadomestna oseba, ki se podpisuje v imenu nekoga drugega mora za to dejanje imeti ustno ali pisno pooblastilo,
- kot neprimeren način nadomestnega podpisovanja
velja, če pred imenom podpisnika napišemo besedo »za« ali »zanj« in se podpiše
nekdo drug.
- primerna je oblika nadomestnega podpisovanja je, ko v podpisu najprej navedemo, da ima
delavec pooblastilo za podpisovanje ter v imenu koga se podpisuje. Sledijo
funkcija ter ime in priimek nadomestnega podpisnika.
Primer: Po pooblastilu direktorja
Namestnik direktorja
Valelentin Čeh
Dva podpisnika na istem dopisu
- Če se na dopis podpišeta dva podpisnika je podpis po funkciji višjega podpisnika na desni strani dopisa.
- Po funkciji nižja oseba se podpiše na levo stran dopisa.
Opombe
- Okrajšave »l.r.«
Ko imamo opravka z velikim številom enakih pisnih gradiv, se podpisnik lastnoročno podpiše le na original. Na razmnoženih izvodih, pa se za imenom in priimkom podpisnika, doda kratica »l.r.«. Kratica »l.r.« je okrajšava za lastnoročno in se piše brez vmesnega presledka. Takega načina podpisovanja ne smemo posploševati in se običajno uporabi za dokumente, ki so bili objavljeni v Uradnem listu in drugih uradnih objavah. - »Okrajšava »v.d.«
Napišemo jo pred nazivom funkcije in pomeni, da ima podpisnik vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega mesta, vendar ni bil imenovan in po predpisanem postopku. Oseba pa ima vse obveznosti in odgovornosti, ki izhajajo iz delovnega mesta.