Velikokrat je za zbiranje podatkov zadolžena tajnica oz. poslovna sekretarka. Ne pozabimo, tajnice oz. poslovne sekretarke danes opravljajo tudi del kadrovskih del! Urejene in zbrane podatke posredujejo dalje računovodski službi, bodisi notranji ali zunanji.

V okviru podatkov je potrebno voditi vsaj naslednje evidence:
- evidenco dopustov (letošnji, lanski),
- evidenco bolniške odsotnosti,
- evidenco odsotnosti (službene, privat),
- evidenco odsotnosti zaradi izobraževanj,
- evidenco prevozov na delo in malice in
- evidenco prisotnosti.

Voditi je potrebno nadure, manko ali viške delovnih ur za vsakega zaposlenega posebej.

Podatke, evidence in izračune, je potrebno ponavadi zbrati v Excel in jih posredovati dalje.

Vse to omogoča Evidenca prisotnosti, ki je namenjena tudi vodenju evidenc za obračun plač. Evidenca je del zbirke Moja pisarna.