Tehnične rešitve (računalniki in programi) so se pocenili
do te mere, da so praktično dostopne vsem podjetjem in
ustanovam, ki želijo svoje poslovanje izboljšati in
poenostaviti. Z vpeljavo sodobnih rešitev so se
spremenila tudi delovna mesta in naloge, ki se opravljajo
na teh mestih. Klasičnega tajniškega dela je manj.
Tajnice in poslovne sekretarke opravljajo naloge drugače in sicer s pomočjo
sodobne informacijske tehnologije. Dela opravljajo tudi na drugih področjih, kot pred nekaj leti. Marsikatere nove
naloge nosijo bistveno večje odgovornosti.
Tajnice in poslovne sekretarke danes opravljajo naslednja dela:
- vodstvena dela (usklajevanje
in spremljanje
poteka dela ter doseganja ciljev, priprava in sodelovanje
pri novih rešitvah),
- kadrovska dela
(udeležba pri zaposlitvenih razgovorih, spremljanje
evidence prisotnosti, obračun delovnih ur
za zaposlene, skrb za udeležbo na seminarjih),
- računovodska dela (izdaja,
prejem in pregled
računov, predračunov, dobropisov, obračunavanje plač,
sodelovanje pri inventurah),
- upravljanje
dokumentov (sprejem, evidentiranje,
odprema pošte, klasificiranje različnih vrst dokumentov,
priprava predlog za pogodbe in dopise),
- druga
dela kot npr. organizacija seminarjev, vodenje
skupnih koledarjev (npr. zasedenost sejne sobe ipd.),
naročanje drubnega materiala ipd.
Zgoraj napisana
dela se lahko opravlja na različne načine
- uporaba sodobne
informacijske tehnologije pa delo bistveno poenostavi in
pohitri. Ker je delo elektronsko, se zmanjša tudi število
nesoglasij s sodelavci
- sodobne rešitve omogočajo točen
vpogled v opravljeno delo in različni izgovori v smislu
"nisem prejel, nisem bil obveščen" niso več mogoči.
Nasveti za delo v sodobni pisarni
1. Izdajanje računov
Do sedaj ste klasično
račune izdajali tako, da ste jih izpisali, kuvertirali in
poslali. V sodobnih podjetjih račune izdajajo
elektronsko tako, da v računovodskem programu z enim samim
klikom kreirajo e-račune, pripravijo plačilne naloge in jih
po internetu pošljejo prejemnikom. Na ta način se zmanjša število
napak pri podatkih, prihrani se čas, ki se porabili za
izpis, kuvertiranje in pošiljanje računov. Prihrani se tudi
pri položnicah in papirju. Za uvedbo E - računov
kontaktirajte podjetje, ki vam je dobavilo računalniški
program za izdajo računov in od njih zahtevajte, da vam
uvedejo e-račune.
2. Prejemanje računov
Klasično račune prejmete v kuverti po pošti. Prejete
račune pošljete sodelavcem v potrditev, po prejemu
potrjenih računov pa jih ročno vpišete v računovodski
program, izdelate plačilni nalog in prek transakcijskega
računa plačate. V sodobni pisarni se pri
dobaviteljih naročite na prejem računov v elektronski
obliki (e-računi). Naročanje na e-račune je
preprosto - pri vsakem dobavitelju, od katerega želite
prejemati e-račune, se pozanimajte, kako se lahko vključite
v prejemanje e-računov. Za uvedbo E - računov kontaktirajte tudi
podjetje, ki vam je dobavilo računalniški program za
prejete računov in od njih zahtevajte, da vam omogočijo
vnos e-računov v program.
Navodila:
2.1.
Dobavitelj, s katerim ste se dogovorili za prejemanje
e-računov, bo račun izdelal in ga poslal na vašo banko v
e-obliki.
2.2. Račun in tudi
položnico boste prejeli kar v vaš program, ki ga
uporabljate za poslovanje z banko (npr. LinkC, Abacom
ipd.).
2.3. Račun boste po e-pošti poslali v
potrditev vašim sodelavcem in ga uvozili v vaš program za
računovodstvo.
2.4. Ko boste potrditev ustreznosti
računa od vaših sodelavcev prejeli, boste z enim klikom v
programu od vaše banke račun plačali.
Ročni vnosi
podatkov ne bodo več potrebni! Na ta način se
zmanjša število napak pri podatkih in prihrani se čas, ki
se porabi za vnos podatkov.
3. E – koledarji
(zasedenost ljudi, rezervacije kapacitet, dogodki in
prijave, plan odsotnosti zaposlenih)
Uporabljajte programe, ki vam omogočajo natančno
spremljanje zasedenosti ljudi in kapacitet.
Omogočite dostop sodelavcem, da
sami prek interneta preverijo, kdaj je npr. sejna soba
zasedena. Velikokrat se namreč zgodi, da več sodelavcev
zanimajo iste informacij in če jim omogočimo, da do
informacij pridejo kar sami, brez da bi nas poklicali, se
izognemo "poplavi vprašanj na isto temo".
Če npr.
sodelavci večkrat sprašujejo "koliko dopusta še imam" jim
lahko periodično iz programa Evidenca dopustov po e-pošti
pošljete podatke o stanju dopusta.
Program
Rezervacije uporabite za vodenje evidence rezervacij in
zasedenosti kapacitet (npr. sejna soba, službeni avtomobil,
fotoaparat, projektor, učilnica, telovadnica, počitniška
prikolica, mize v restavraciji, itd.).
Program Dogodki in prijave, za vodenje
evidence enkratnih/večkratnih dogodkov in prijav.
Plan odsotnosti, za načrtovanje in vodenje planiranih
dopustov, bolniške, nege otroka, službene odsotnosti,
predvidena izobraževanja, koriščenje nadur, obisk pri
zdravniku...
4. E - arhiv, arhiv dokumentov
v elektronski obliki
S pomočjo
računalniškega programa za elektronsko arhiviranje, imate
vi in vaši sodelavci hiter in enostaven
dostop do pogodb, računov, naročil in dopisov. Dokumenti se
ne izgubljajo, ni kopiranja dokumentov in tudi printanje se
bistveno zmanjša.
Dokumentni sistemi pomenijo prihranek
na času, ki bi ga
sicer porabili za iskanje, printanje in urejanje dokumentov.
Hkrati se zmanjšanje obseg dokumentacije v fizični obliki.
Vaši sodelavci, glede na pravice, sami dostopajo do
dokumentov. Lahko
si jih posredujejo po elektronski pošti.
Kontaktirajte ponudnike, ki nudijo dokumente sisteme in
e-arhive.
5. Izobraževanja, izmenjava
izkušenj med stanovskimi kolegi
Udeležujte
se izobraževanj, ki jih pripravljajo podjetja, ki uvajajo
sodobne računalniške rešitve. Ker gre pri izobraževanju
velikokrat tudi za promocijo njihovih izdelkov, so
izobraževanja pogosto tudi brezplačna. In če predstavljajo
rešitve, ki so za vaše podjetje oz. ustanovo primerne, je
več kot dobro, da se dogodka udeležite.
Povežite se
s stanovskimi kolegi, ki opravljajo enaka dela kot vi, le
da so v drugem podjetju oz. ustanovi. Informirate se, kako
je pri njih. Mogoče imajo za vas rešitve, ki so
učinkovitejše od vaših in bi z uvedbo njihovih rešitev sebi
prihranili čas in stroške.