Tehnične rešitve (računalniki in programi) so se pocenili
do te mere, da so praktično dostopne vsem podjetjem in
ustanovam, ki želijo svoje poslovanje izboljšati in
poenostaviti. Z vpeljavo sodobnih rešitev so se
spremenila tudi delovna mesta in naloge, ki se opravljajo
na teh mestih. Klasičnega tajniškega dela je manj.
Tajnice in poslovne sekretarke opravljajo naloge drugače in sicer s pomočjo
sodobne informacijske tehnologije. Dela opravljajo tudi na drugih področjih, kot pred nekaj leti. Marsikatere nove
naloge nosijo bistveno večje odgovornosti.
Tajnice in poslovne sekretarke danes opravljajo naslednja dela:
- vodstvena dela (usklajevanje in spremljanje poteka dela ter doseganja ciljev, priprava in sodelovanje pri novih rešitvah),
- kadrovska dela (udeležba pri zaposlitvenih razgovorih, spremljanje evidence prisotnosti, obračun delovnih ur za zaposlene, skrb za udeležbo na seminarjih),
- računovodska dela (izdaja, prejem in pregled računov, predračunov, dobropisov, obračunavanje plač, sodelovanje pri inventurah),
- upravljanje dokumentov (sprejem, evidentiranje, odprema pošte, klasificiranje različnih vrst dokumentov, priprava predlog za pogodbe in dopise),
- druga dela kot npr. organizacija seminarjev, vodenje skupnih koledarjev (npr. zasedenost sejne sobe ipd.), naročanje drubnega materiala ipd.
Zgoraj napisana dela se lahko opravlja na različne načine
- uporaba sodobne informacijske tehnologije pa delo bistveno poenostavi in pohitri. Ker je delo elektronsko, se zmanjša tudi število nesoglasij s sodelavci
- sodobne rešitve omogočajo točen vpogled v opravljeno delo in različni izgovori v smislu "nisem prejel, nisem bil obveščen" niso več mogoči.
1. Izdajanje računov
Do sedaj ste klasično račune izdajali tako, da ste jih izpisali, kuvertirali in poslali. V sodobnih podjetjih račune izdajajo elektronsko tako, da v računovodskem programu z enim samim klikom kreirajo e-račune, pripravijo plačilne naloge in jih po internetu pošljejo prejemnikom. Na ta način se zmanjša število napak pri podatkih, prihrani se čas, ki se porabili za izpis, kuvertiranje in pošiljanje računov. Prihrani se tudi pri položnicah in papirju. Za uvedbo E - računov kontaktirajte podjetje, ki vam je dobavilo računalniški program za izdajo računov in od njih zahtevajte, da vam uvedejo e-račune.
2. Prejemanje računov
Klasično račune prejmete v kuverti po pošti. Prejete račune pošljete sodelavcem v potrditev, po prejemu potrjenih računov pa jih ročno vpišete v računovodski program, izdelate plačilni nalog in prek transakcijskega računa plačate. V sodobni pisarni se pri dobaviteljih naročite na prejem računov v elektronski obliki (e-računi). Naročanje na e-račune je preprosto - pri vsakem dobavitelju, od katerega želite prejemati e-račune, se pozanimajte, kako se lahko vključite v prejemanje e-računov. Za uvedbo E - računov kontaktirajte tudi podjetje, ki vam je dobavilo računalniški program za prejete računov in od njih zahtevajte, da vam omogočijo vnos e-računov v program.
Navodila:
2.1. Dobavitelj, s katerim ste se dogovorili za prejemanje e-računov, bo račun izdelal in ga poslal na vašo banko v e-obliki.
2.2. Račun in tudi položnico boste prejeli kar v vaš program, ki ga uporabljate za poslovanje z banko (npr. LinkC, Abacom ipd.).
2.3. Račun boste po e-pošti poslali v potrditev vašim sodelavcem in ga uvozili v vaš program za računovodstvo.
2.4. Ko boste potrditev ustreznosti računa od vaših sodelavcev prejeli, boste z enim klikom v programu od vaše banke račun plačali.
Ročni vnosi podatkov ne bodo več potrebni! Na ta način se zmanjša število napak pri podatkih in prihrani se čas, ki se porabi za vnos podatkov.
3. E – koledarji (zasedenost ljudi, rezervacije kapacitet, dogodki in prijave, plan odsotnosti zaposlenih)
Uporabljajte programe, ki vam omogočajo natančno spremljanje zasedenosti ljudi in kapacitet.
Omogočite dostop sodelavcem, da sami prek interneta preverijo, kdaj je npr. sejna soba zasedena. Velikokrat se namreč zgodi, da več sodelavcev zanimajo iste informacij in če jim omogočimo, da do informacij pridejo kar sami, brez da bi nas poklicali, se izognemo "poplavi vprašanj na isto temo".
Če npr. sodelavci večkrat sprašujejo "koliko dopusta še imam" jim lahko periodično iz programa Evidenca dopustov po e-pošti pošljete podatke o stanju dopusta.
Program Rezervacije uporabite za vodenje evidence rezervacij in zasedenosti kapacitet (npr. sejna soba, službeni avtomobil, fotoaparat, projektor, učilnica, telovadnica, počitniška prikolica, mize v restavraciji, itd.).
Program Dogodki in prijave, za vodenje evidence enkratnih/večkratnih dogodkov in prijav.
Plan odsotnosti, za načrtovanje in vodenje planiranih dopustov, bolniške, nege otroka, službene odsotnosti, predvidena izobraževanja, koriščenje nadur, obisk pri zdravniku...
4. E - arhiv, arhiv dokumentov v elektronski obliki
S pomočjo računalniškega programa za elektronsko arhiviranje, imate vi in vaši sodelavci hiter in enostaven dostop do pogodb, računov, naročil in dopisov. Dokumenti se ne izgubljajo, ni kopiranja dokumentov in tudi printanje se bistveno zmanjša.
Dokumentni sistemi pomenijo prihranek na času, ki bi ga sicer porabili za iskanje, printanje in urejanje dokumentov. Hkrati se zmanjšanje obseg dokumentacije v fizični obliki.
Vaši sodelavci, glede na pravice, sami dostopajo do dokumentov. Lahko si jih posredujejo po elektronski pošti.
Kontaktirajte ponudnike, ki nudijo dokumente sisteme in e-arhive.
5. Izobraževanja, izmenjava izkušenj med stanovskimi kolegi
Udeležujte se izobraževanj, ki jih pripravljajo podjetja, ki uvajajo sodobne računalniške rešitve. Ker gre pri izobraževanju velikokrat tudi za promocijo njihovih izdelkov, so izobraževanja pogosto tudi brezplačna. In če predstavljajo rešitve, ki so za vaše podjetje oz. ustanovo primerne, je več kot dobro, da se dogodka udeležite.
Povežite se s stanovskimi kolegi, ki opravljajo enaka dela kot vi, le da so v drugem podjetju oz. ustanovi. Informirate se, kako je pri njih. Mogoče imajo za vas rešitve, ki so učinkovitejše od vaših in bi z uvedbo njihovih rešitev sebi prihranili čas in stroške.
Tajnice in poslovne sekretarke danes opravljajo naslednja dela:
- vodstvena dela (usklajevanje in spremljanje poteka dela ter doseganja ciljev, priprava in sodelovanje pri novih rešitvah),
- kadrovska dela (udeležba pri zaposlitvenih razgovorih, spremljanje evidence prisotnosti, obračun delovnih ur za zaposlene, skrb za udeležbo na seminarjih),
- računovodska dela (izdaja, prejem in pregled računov, predračunov, dobropisov, obračunavanje plač, sodelovanje pri inventurah),
- upravljanje dokumentov (sprejem, evidentiranje, odprema pošte, klasificiranje različnih vrst dokumentov, priprava predlog za pogodbe in dopise),
- druga dela kot npr. organizacija seminarjev, vodenje skupnih koledarjev (npr. zasedenost sejne sobe ipd.), naročanje drubnega materiala ipd.
Zgoraj napisana dela se lahko opravlja na različne načine
- uporaba sodobne informacijske tehnologije pa delo bistveno poenostavi in pohitri. Ker je delo elektronsko, se zmanjša tudi število nesoglasij s sodelavci
- sodobne rešitve omogočajo točen vpogled v opravljeno delo in različni izgovori v smislu "nisem prejel, nisem bil obveščen" niso več mogoči.
Nasveti za delo v sodobni pisarni
1. Izdajanje računov
Do sedaj ste klasično račune izdajali tako, da ste jih izpisali, kuvertirali in poslali. V sodobnih podjetjih račune izdajajo elektronsko tako, da v računovodskem programu z enim samim klikom kreirajo e-račune, pripravijo plačilne naloge in jih po internetu pošljejo prejemnikom. Na ta način se zmanjša število napak pri podatkih, prihrani se čas, ki se porabili za izpis, kuvertiranje in pošiljanje računov. Prihrani se tudi pri položnicah in papirju. Za uvedbo E - računov kontaktirajte podjetje, ki vam je dobavilo računalniški program za izdajo računov in od njih zahtevajte, da vam uvedejo e-račune.
2. Prejemanje računov
Klasično račune prejmete v kuverti po pošti. Prejete račune pošljete sodelavcem v potrditev, po prejemu potrjenih računov pa jih ročno vpišete v računovodski program, izdelate plačilni nalog in prek transakcijskega računa plačate. V sodobni pisarni se pri dobaviteljih naročite na prejem računov v elektronski obliki (e-računi). Naročanje na e-račune je preprosto - pri vsakem dobavitelju, od katerega želite prejemati e-račune, se pozanimajte, kako se lahko vključite v prejemanje e-računov. Za uvedbo E - računov kontaktirajte tudi podjetje, ki vam je dobavilo računalniški program za prejete računov in od njih zahtevajte, da vam omogočijo vnos e-računov v program.
Navodila:
2.1. Dobavitelj, s katerim ste se dogovorili za prejemanje e-računov, bo račun izdelal in ga poslal na vašo banko v e-obliki.
2.2. Račun in tudi položnico boste prejeli kar v vaš program, ki ga uporabljate za poslovanje z banko (npr. LinkC, Abacom ipd.).
2.3. Račun boste po e-pošti poslali v potrditev vašim sodelavcem in ga uvozili v vaš program za računovodstvo.
2.4. Ko boste potrditev ustreznosti računa od vaših sodelavcev prejeli, boste z enim klikom v programu od vaše banke račun plačali.
Ročni vnosi podatkov ne bodo več potrebni! Na ta način se zmanjša število napak pri podatkih in prihrani se čas, ki se porabi za vnos podatkov.
3. E – koledarji (zasedenost ljudi, rezervacije kapacitet, dogodki in prijave, plan odsotnosti zaposlenih)
Uporabljajte programe, ki vam omogočajo natančno spremljanje zasedenosti ljudi in kapacitet.
Omogočite dostop sodelavcem, da sami prek interneta preverijo, kdaj je npr. sejna soba zasedena. Velikokrat se namreč zgodi, da več sodelavcev zanimajo iste informacij in če jim omogočimo, da do informacij pridejo kar sami, brez da bi nas poklicali, se izognemo "poplavi vprašanj na isto temo".
Če npr. sodelavci večkrat sprašujejo "koliko dopusta še imam" jim lahko periodično iz programa Evidenca dopustov po e-pošti pošljete podatke o stanju dopusta.
Program Rezervacije uporabite za vodenje evidence rezervacij in zasedenosti kapacitet (npr. sejna soba, službeni avtomobil, fotoaparat, projektor, učilnica, telovadnica, počitniška prikolica, mize v restavraciji, itd.).
Program Dogodki in prijave, za vodenje evidence enkratnih/večkratnih dogodkov in prijav.
Plan odsotnosti, za načrtovanje in vodenje planiranih dopustov, bolniške, nege otroka, službene odsotnosti, predvidena izobraževanja, koriščenje nadur, obisk pri zdravniku...
4. E - arhiv, arhiv dokumentov v elektronski obliki
S pomočjo računalniškega programa za elektronsko arhiviranje, imate vi in vaši sodelavci hiter in enostaven dostop do pogodb, računov, naročil in dopisov. Dokumenti se ne izgubljajo, ni kopiranja dokumentov in tudi printanje se bistveno zmanjša.
Dokumentni sistemi pomenijo prihranek na času, ki bi ga sicer porabili za iskanje, printanje in urejanje dokumentov. Hkrati se zmanjšanje obseg dokumentacije v fizični obliki.
Vaši sodelavci, glede na pravice, sami dostopajo do dokumentov. Lahko si jih posredujejo po elektronski pošti.
Kontaktirajte ponudnike, ki nudijo dokumente sisteme in e-arhive.
5. Izobraževanja, izmenjava izkušenj med stanovskimi kolegi
Udeležujte se izobraževanj, ki jih pripravljajo podjetja, ki uvajajo sodobne računalniške rešitve. Ker gre pri izobraževanju velikokrat tudi za promocijo njihovih izdelkov, so izobraževanja pogosto tudi brezplačna. In če predstavljajo rešitve, ki so za vaše podjetje oz. ustanovo primerne, je več kot dobro, da se dogodka udeležite.
Povežite se s stanovskimi kolegi, ki opravljajo enaka dela kot vi, le da so v drugem podjetju oz. ustanovi. Informirate se, kako je pri njih. Mogoče imajo za vas rešitve, ki so učinkovitejše od vaših in bi z uvedbo njihovih rešitev sebi prihranili čas in stroške.