Ob posebnih priložnostih prirejajo podjetja razne poslovno-družabne dogodke, kot so: poslovna srečanja, proslave, sprejemi, akademije, obletnice, ter nanje vabijo tako poslovne partnerje, kakor tudi druge pomembne goste.

Načini vabljenja

Osnovno pravilo je, da vsakemu povabljenemu pošljemo vabilo v pisni obliki, ki je osebno naslovljeno, saj načeloma vabila niso prenosljiva.

Nadalje moramo poskrbeti, da povabljeni prejme naše vabilo dovolj zgodaj, da si lahko rezervira čas za dogodek. Velja, da pomembnejši kot je dogodek, prej moramo poslati vabilo. Za pomembnejše prireditve pošljemo vabilo do šest tednov pred dogodkom, sicer pa zadostuje, da pošljemo vabilo tri tedne pred samim dogodkom.

Poleg pisnega vabila, ki je obvezno, lahko povabljenemu pošljemo še druge vrste sporočil o dogodku. Vabilu v pisni obliki lahko sledijo razni »opomniki« dogodka v elektronski obliki. Lahko pa, že pred uradnim pisnim vabilom, pošljemo najavo dogodka po elektronski pošti. S kratkimi elektronskimi sporočili seznanimo, opomnimo in ponovno spomnimo na dogodek, prav tako pa na ta način tudi vplivamo na odločitev povabljenca, da se dogodka udeleži.

Terminski plan vabljenja je lahko naslednji:

Vsebina vabil

Vabila na različne poslovne dogodke navadno vključujejo vse pomembne informacije in dajo odgovore na naslednja vprašanja:

• kdo vabi (podatki o gostitelju/organizatorju),
• koga vabimo,
• opredelitev namena dogodka,
• kraj, datum in ura dogodka,
• predvideno trajanje dogodka,
• potrditev udeležbe: vabljene prosimo, da določenega datuma, na določen način (po telefonu, e-pošti…) potrdijo sodelovanje na dogodku.