Ob posebnih priložnostih prirejajo podjetja razne
poslovno-družabne dogodke, kot so: poslovna srečanja,
proslave, sprejemi, akademije, obletnice, ter nanje vabijo
tako poslovne partnerje, kakor tudi druge pomembne goste.
Načini vabljenja
Osnovno pravilo je, da vsakemu povabljenemu pošljemo
vabilo v pisni obliki, ki je
osebno naslovljeno, saj načeloma vabila niso prenosljiva.
Nadalje moramo poskrbeti, da povabljeni prejme naše vabilo dovolj zgodaj, da si lahko
rezervira čas za dogodek. Velja, da pomembnejši kot je
dogodek, prej moramo poslati vabilo.
Za pomembnejše
prireditve pošljemo vabilo do šest tednov pred dogodkom,
sicer pa zadostuje, da pošljemo vabilo tri tedne pred samim
dogodkom.
Poleg pisnega vabila, ki je obvezno, lahko
povabljenemu pošljemo še druge vrste sporočil o dogodku.
Vabilu v pisni obliki lahko sledijo razni »opomniki«
dogodka v elektronski obliki. Lahko pa, že pred uradnim
pisnim vabilom, pošljemo najavo dogodka po elektronski
pošti. S kratkimi elektronskimi sporočili seznanimo,
opomnimo in ponovno spomnimo na dogodek, prav tako pa na ta
način tudi vplivamo na odločitev povabljenca, da se dogodka
udeleži.
Terminski plan vabljenja je lahko naslednji:
Kdaj pošljemo |
Kaj pošljemo |
Način pošiljanja |
6 tednov prej |
Najava - Rezervirajte si čas za… |
Po elektronski pošti |
4 tedne prej |
Tiskano vabilo |
Po običajni pošti |
1 dan prej |
Ne pozabite na jutrišnji… |
Po elektronski pošti |
1 dan po |
Zahvala za udeležbo |
Po elektronski pošti |
Vsebina vabil
Vabila na različne poslovne dogodke navadno vključujejo vse pomembne informacije in dajo odgovore na naslednja vprašanja:
- kdo vabi (podatki o gostitelju/organizatorju),
- koga vabimo,
- opredelitev namena dogodka,
- kraj, datum in ura dogodka,
- predvideno trajanje dogodka,
- potrditev udeležbe: vabljene prosimo, da določenega datuma, na določen način (po telefonu, e-pošti…) potrdijo sodelovanje na dogodku.