Pomembno je, da vaše sodelavce in stranke obvestite o vaši odsotnosti. Tako ne bodo zaman čakali na vaš odziv, ker bodo v vsakemu primeru dobili odgovor in iz njega zvedeli, da se jim trenutno ne morete odzvati. Za tiste, ki ne morejo počakati na vašo vrnitev, lahko napišete navodilo na koga se lahko obrnejo v času vaše odsotnosti.

Kaj naj vsebuje samodejni odgovor?

Predvsem sta pomembni informaciji:

1. čas vaše odsotnosti

2. Ime in kontaktni podatki osebe, na katero se lahko obrnejo v času vaše odsotnosti. Če vas bo nadomeščalo več sodelavcev, navedite njihova imena, e-poštni naslov, telefon ter navedite področje za katero so zadolženi.

Primer takega sporočila:

V času od…… do …… bom iz pisarne odstotna. Če potrebujete takojšnjo pomoč ali informacije v zvezi:
• s plačilom računov, se obrnite na gospo ________________ , e-pošta___________, telefon__________ ,
• za potrdila, se obrnite na gospoda ________________ , e-pošta___________, telefon__________.

Hvala in lep pozdrav.