Delo tajnice direktorja je zahtevno zato, ker se je potrebno vživeti v vlogo direktorja in čim bolj predvidevati in načrtovati njegova dela in opravila. Prav tako je potrebno zgraditi dobre odnose in visoko stopnjo zaupanja.

Če vam to uspe, potem je vaša vloga bistveno lažja in ste lahko most med direktorjem in sodelavci ter strankami.

Simptomi slabe komunikacije:

  1. Nimate direktorjevih točnih povratnih informacij.
  2. Ne veste, kaj direktor trenutno dela.
  3. Ne veste, kje je direktor in kdaj se vrne.
  4. K direktorju prihajajo sodelavci in stranke za katere ne veste, da so se predhodno dogovorili za termin.
  5. Z direktorjem nimate rednih kratkih sestankov v zvezi z organizacijo njegovega dela.
  6. Ne veste kakšno je stanje na posamezni delovni nalogi direktorja.
  7. Če ste zaznali zgoraj naštete simptome in želite probleme, ki iz teh simptomov izhajajo odpraviti, potem je čas, da se lotite dela. Kot veste, lahko le vi sami izboljšate svoj delovni položaj in komunikacijo z direktorjem dvignete na višji nivo. Če vam to uspe, boste v službo in iz službe prihajali zadovoljni.
Direktorjeva ravnanja

Najprej se vživite v vlogo direktorja. Kot vsi drugi, je tudi on le človek, ki opravlja svoje delo. Ne razmišljajte o tem, kakšen je, pač pa razmišljajte o njegovih ravnanjih.

  1. Zamuja?
  2. Je neorganiziran?
  3. Ne naredi dela do konca?
  4. Ne naredi del, ki bi jih moral?
  5. Vas ne informira?
  6. Iz njegovih ravnanj razberete, da vam ne zaupa?
Vaša ravnanja za boljšo komunikacijo

  1. Bodite aktivni - direktorju predlagajte boljši način dela. Razmislite, katera njegova ravnanja lahko izboljšate oz. preprečite.
    Predlagajte razgovor, v katerem mu "med vrsticami" pojasnite, da bo z drugačnim načinom dela tudi njemu lažje.

  2. Predlagajte planiranje sestankov in obveznosti za naslednjih nekaj dni zato, da bo direktor lažje načrtoval svoj čas. Vedno dodajte vmes nekaj rezervnega časa, če veste, da se njegovi sestanki ponavadi zavlečejo.

  3. Predlagajte, da vse telefonske klice najprej prevzamete vi in šele če ocenite, da je pogovor res zanj, ga prevežite. V nasprotnem primeru klic opravite vi in mu kasneje sporočite vsebino pogovora.
    Za mobilni telefon predlagajte, da je v času njegove prisotnosti v pisarni mobilni telefon pri vas. Predlagajte mu, da vi skrbite tudi za te klice.
    Dnevno zanj pripravite seznam klicateljev in njihovih sporočil in ga potem hkrati za vse vprašate, kaj naj storite. S tem mu boste prihranili stalno "skakanje" iz zadeve na zadevo.

  4. Če stalno zamuja, se ne dogovarjajte za sestanke v zgodnjih jutranjih urah. Tudi ko prispe v službo, urnik obveznosti prilagodite tako, da ima najprej npr. 30 min miru, da se organizira za tekoči dan.

  5. Ko pride v službo, ga vedno prijazno pozdravite, tudi če veste, da vam ne bo odzdravil.

  6. Ne razlagajte direktorju svojih problemov in težav. Naj v vas vidi osebo, ki rešuje njegove probleme!

  7. Sumarno (zbirno) direktorju na e-naslov pošiljajte seznam vprašanj. Sporočilu dodajte vaš predlog rešitve za posamezno vprašanje. Predlagajte, naj samo potrdi vaš predlog oz. pove, kako naj ukrepate.

  8. Zjutraj mu pripravite seznam opravil po urah in mu ga še pred njegovim prihodom dostavite na mizo. To delajte v primeru, če nimata jutranjega kratkega sestanka.

  9. Sodelavcem ne obljubljajte, da bo direktor nekaj naredil. Ne morete obljubljati za nekoga drugega! Preprosto jim povejte, da bo direktor zagotovo dobil njihovo sporočilo in v primeru povratne informacije ga boste vi ali pa on osebno o tem obvestili.

  10. Če vas sodelavci vprašajo, kje je direktor ne razlagajte "na dolgo in široko", pač pa samo recite, da je odsoten in da ga boste o obisku oz. klicu obvestili. Z "obveščanjem" sodelavcev kje direktor je in kaj dela, ne gradite zaupanja.

  11. Če ima navado, da ne sporoča, kam gre in kdaj se vrne.
    Ne sprašujte ga "Kam pa greste?". Vprašajte raje "O, gospod direktor, odhajate? Boste v času odsotnosti dosegljivi na mobilni telefon?"
    Če ima v času odsotnosti predviden sestanek, ga vprašajte "Ali preložim sestanek, ki ga imate če eno uro?"
    Bistven je pristop. Poslovna, kratka in učinkovita vprašanja za pridobitev informacij.

  12. Občasno ponudite nevsiljivo svojo pomoč. Namesto njega naredite kaj, kar ni preveč zapleteno, njemu pa je npr. zoprno. Morda kakšen zoprn telefonski klic, opravičilo, oddaja kakšnega dokumenta, izpolnitev obrazca (če veste, da vedno znova težko izpolnjuje vsa polja v tistem obrazcu...).

  13. Vodite točno evidenco del in opravil, telefonskih klicev, itd. Priskrbite vse odgovore direktorju in tudi njegove odgovore posredujte dalje.

  14. Direktorja morate znati zaščititi pred ostalimi. Bodite most med direktorjem in sodelavci ter strankami. Pravi šef bo to zelo cenil.

Bodite vztrajni in dosledni. Za boljše sodelovanje je potreben čas in veliko poskusov in naporov.

Ko uspete, vam službene težave ne povzročajo več slabe volje, komunikacija je boljša in tudi plača je včasih višja. Imate občutek, da ste sposobni in obvladate svoje delo. Vaš trud bo direktor opazil takrat, ko bo tudi on "čudežno" bolj organiziran in zadovoljen.

Koristne povezave