Zavedati se moramo, da poslovni dopisi sooblikujejo celostno podobo podjetja, zato upoštevamo tudi estetska merila.
Oblika dopisa:
- poslovni dopis je običajno A4 formata
- levi del dopisa je 40 mm od roba
- desna stran dopisa je od roba odmaknjena 20 mm
- zgornji in spodnji rob sta odmaknjena 30 mm od roba
Splošni napotki:
- pišemo v knjižnem jeziku;
v dopisu ne sme biti tipkarskih, pravopisnih in slovničnih napak
- če je možno se izogibamo uporabi se tujk ter najdimo
ustrezno slovensko besedo
- dopis mora biti pregleden zato uporabimo določeno obliko oz. strukturo
Sestavni deli poslovnega dopisa:
1. Glava dopisa
Vsebuje logotip in podatke pošiljatelja, kot sledi:
- celoten uradni naziv
- naslov oz. številko poštnega predala (p.p.)
- poštna številka in kraj
- telefonsko številko
- številko faksa
- elektronska pošta
- naslov spletne strani
Priporočila:
- za deli naziva ne postavljamo vejice ali pike
- za faks, elektronski naslov, spletno stran uporabimo slovenske izraze ter jih
pišemo z veliko ali malo začetnico (faks, Faks, e-pošta, E-pošta)
Primer 1:
Spletna vizija, Dagarin Tomaž
Hafnerjevo naselje 133
4220 Škofja Loka
Tel.:
Faks:
E-pošta:
Spletna stran:
Primer 2:
Spletna vizija, Dagarin Tomaž
Hafnerjevo naselje 133
4220 Škofja Loka
tel.:
faks:
e-pošta
spletna stran:
2. Podatki prejemnika
Napišemo na levo stran dopisa in so levo poravnani. Navedemo kot sledi:
- naziv pravne osebe oz. ime in priimek fizične osebe
- naslov oz. številka poštnega predala (p.p.)
- poštna številka in kraj
- telefon
Priporočila:
- če uporabljamo ovojnico s prozornim okencem lahko naslov napišemo tudi na desno stran dopisa
- pri naslavljanju za tujino pred poštno številko napišemo uradno kratice države
- več o pravilnem naslavljanju poštnih pošiljk
- če želimo, da prejemnik osebno prejme neodprto pošto, moramo najprej navesti osebno ime, funkcijo oz. oddelek, sledi celoten naslov podjetja
Primer neosebnega naslavljanja
Založba Uspehko, d. o. o.
Računovodski oddelek
Janez Primer
Kekčeva 312
1000 Ljubljana
Primer osebnega naslavljanja
Gospod
Janez Primer
Računovodski oddelek
Založba Uspehko, d. o. o.
Kekčeva 312
1000 Ljubljana
3. Evidenčne oznake
Niso obvezni sestavni del dopisa. Te oznake so: vaš znak, vaš datum, naš znak.
Uporabljamo jih zaradi lažje sledljivosti, na kateri dopis odgovarjamo in zaradi shranjevanja (arhiviranja) dokumentov.
Naš znak in Vaš znak je sestavljen iz zaporedne številke, sledijo kratice imena pošiljatelja ter lahko tudi hranitelja kopije dopisa.
Primer: Naš zank
37/KK-HR
4. Kraj in datum
Običajno napišemo zgoraj desno, pod glavo dopisa.
Da se izognemo napakam pri pisanju datuma si poglejmo navodilo pravilno pisanje datuma.
5. Zadeva
Navedemo kratko vsebino dopisa, npr.: ponudba, povpraševanje, prošnja....
Priporočila:
- za besedo »Zadeva« ali »Predmet« stoji dvopičje
- naslov zadeve napišemo z veliko začetnico
- za naslovom zadeve ni nobenega ločila
- besedo »zadeva lahko izpustimo
- napišemo samo vsebino zadeve, ki jo lahko poudarimo ali podčrtamo
Primer:
Zadeva: Povpraševanje
ali
Povpraševanje
6. Vsebina dopisa
Sestavljajo
- uvod: v enem ali dveh stavkih povemo na kateri dopis odgovarjamo oz. o čem bo tekla beseda v nadaljevanju
- jedro: podrobneje, vendar kratko in jasno opišemo zadevo zaradi katere pišemo
- sklep: podarimo namen našega pisanja, izrazimo željo, namen, pričakovanja....
7. Pozdravi:
Običajno uporabljamo fraze kot so:
S spoštovanjem! Lep pozdrav,...
8. Podpis
Vsebuje:
- funkcijo
- ime in priimek ter naziv
- lastnoročni podpis
9. Pripisi
Niso obvezni sestavni del dopisa, lahko pa jih navedemo.
- Priloge: napišemo vse priložene dokumente, ki jih pošiljamo skupaj z dopisom. Navedemo poimensko katere priloge prilagamo
Primer:
Priloge: življenjepis potrdilo o izobrazbi
Če pa priloge že omenjamo v jedru dopisa, navedemo samo število prilog.
Primer:
Priloge:2
- Način odpošiljanja: na primer:
Primer: Način odpošiljanja: priporočeno
- Komu poslana kopija dopis: napišemo imena in priimke z nazivi ter, iz katerih oddelkov ali podjetij so prejemniki dopisa
Primer: V vednost: Janez Novak, računovodja