Navodila

Aplikacija namenjena vodenju evidence o soglasjih v skladu z GDPR (Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov).

Soglasje je dokument, ki dokazuje, da je oseba dala privolitev za obdelavo osebnih podatkov.

Privolitev je strinjanje/soglašanje osebe z obdelavo osebnih podatkov za določen namen za določeno obdobje.

Od delavcev ne potrebujemo soglasja za osebne podatke, katere vodimo v skladu z zakonskimi podlagami (ZDR, ZEPDSV, ZPIZ in ZZVZZ). Osebni podatki, ki so zakonsko določeni, da se vodijo, so npr. davčna št, naslov, TRR račun. Vodenje podatkov po zakonskih določilih je delodajalčeva dolžnost in torej od delavcev ne potrebujemo soglasja.

Od delavcev, partnerjev in kontaktnih oseb potrebujemo soglasja za vodenje osebnih podatkov, ki nimajo zakonske podlage v zgoraj naštetih zakonih. V nobenem zakonu ni predpisano, da bi morali voditi podatke o npr. zasebnih telefonskih številkah ali zasebnih e-naslovih delavcev in zato je pomembno, da dobimo njihovo dokazljivo soglasje, iz katerega je razvidno:
  • kdo je dajalec privolitve,
  • kateri osebni podatki se obdelujejo,
  • za kakšen namen in na kateri pravni podlagi je privolitev,
  • datum veljavnosti privolitve.
Nameni obdelav so lahko npr.:
  • za obdelavo podatkov družinskih članov za namen novoletnega obdarovanja,
  • za obdelavo podatkov zasebne telefonske številke za obveščanje o delovnem urniku,
  • za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za obveščanje o delovnem urniku,
  • za obdelavo podatkov zasebne telefonske številke za obveščanje o marketinških akcijah,
  • za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za obveščanje o marketinških akcijah,
  • za obdelavo podatkov zasebnega e-naslova za pošiljanje plačilnih list in obvestil o letnem dopustu.
Evidenca omogoča:
  • Seznam soglasij in privolitev.
  • Urejanje podatkov o soglasjih in privolitvah:
    • priimek in ime osebe, ki je dajalec soglasja,
    • datum soglasja,
    • namen obdelave/privolitve,
    • velja od-do: od kdaj do kdaj velja privolitev,
    • datum odjave: kdaj je bila privolitev odvzeta (datum, od katerega dalje privolitev ne velja več) --> takrat je potrebno osebni podatek trajno izbrisati,
    • priloga: skenirano potrdilo soglasja,
    • status: pove, v kakšni fazi je soglasje:
      • Aktivno: soglasje je aktualno.
      • Neaktivno: soglasje ni aktualno.
      • Arhivirano: soglasje je poteklo in je v arhivu zaradi evidence o soglasjih.
      • Vsi statusi: aktivno, neaktivno in arhivirano soglasje.
  • Filtriranje podatkov: izbiranje med vsemi podatki na izpisanem seznamu glede na vklopljen filter (aktivna, neaktivna, arhivirana, vsi statusi, delavec) in glede na vpisano ključno besedo (filter).

Izpis soglasij

Izpis privolitev

Izpis namenov obdelav

Koristne povezave