Velikokrat je za zbiranje podatkov
in izposojo avtomobilov zadolžena prav tajnica oz. poslovna sekretarka.
Najlažje evidenco
vodimo v preglednici (Excelu). Preprosta evidenca
omogoča, da imamo nadzor nad tem, kdaj je posamezen avto na
voljo oz. kdaj je zaseden in kdo ga je rezerviral.
Pri vodenju preproste evidence se zaplete takrat, ko imajo sodelavci
različne zahteve - npr. ko želijo avtomobil rezervirati vsak
prvi torek v mesecu, itd. Tak način rezervacije avtomobilov
je težko voditi v preprosti evidenci v preglednici.
Kdaj se zaplete
vodenje evidence?
Ko Mirko Prodajnik, za potrebe prodaje, potrebuje službeni
avtomobil in sicer ob
petkih za cel delovni dan v obdobju od 01.02.2012 do
31.03.2012.
Ko Micka Marketing, za potrebe
marketinga, potrebuje službeni avtomobil in sicer
ob ponedeljkih,
sredah in petkih od 10:00 do 12:00 ure v obdobju od
15.02.2012
do 15.03.2012.
Skratka - pri bolj obsežnih rezervacijah ali če je
rezervacij veliko.
V takih
primerih je smiselno uporabiti namenski
računalniški program, ki omogoča:
- zbiranje in obdelavo
podatkov o rezervacijah na enem mestu in
- avtomatični izračun koledarja rezervacij.
V okviru podatkov je potrebno voditi
vsaj naslednje evidence:
- evidenco avtomobilov,
- evidenco
rezervacij - kdaj (datum in ura) je posamezni avomobil zaseden,
-
evidenco oseb, ki so rezervirale posamezen avtomobil.
Kako voditi zapletene evidence
uporabe službenih avtomobilov?
Evidence, v zvezi z izposojo avtomobilov, lahko vodite s
programom
Rezervacije, ki spada v zbirko
računalniških programov
Moja pisarna.
Program je namenjen za vodenje tudi drugih evidenc (npr.
sejna soba, fotoaparat, projektor, učilnica, telovadnica,
počitniška prikolica, mize v restavraciji, itd.).
Program omogoča točen pregled nad tem, kdaj je kaj
rezervirano in kdo je rezerviral.
S programom
Rezervacije je mogoče voditi raznovrstne
načine rezerviranja. Primeren je za vodenje evidence:
-
enkratnih rezervacij (za točno določen termin) in
-
ponavljajočih rezervacij (dnevne, tedenske, mesečne).
Presenetite svoje sodelavce z iznajdljivostjo,
inovativnostjo in strokovnostjo!
Koristne povezave:
Moja pisarna, zbirka računalniških programov
Uredništvo eTajnica.com
datum objave: 20.10.2011
