Sestanki so zelo razširjena oblika poslovnega sodelovanja in
se sklicujejo zelo pogosto in za različne namene.
Poznamo
od delovnih sestankov, sej, kolegijev, nadzornih in
poslovnih odborov do različnih posvetovanj in konferenc.
Priprava in izvedba uspešnega sestanka terja veliko časa
in napor ter predstavlja za podjetje določen strošek.
Zato je pomembno, da organizator
oziroma
vodja sestanka dobro izpelje nekaj temeljnih opravil pri
pripravi sestanka,
kot so:
• opredelitev smotra in ciljev sestanka,
• oblikovanje sporeda sestanka,
• izbor udeležencev sestanka,
• tehnična priprava sestanka,
• izvedba in vodenje sestanka.
Samo dobro pripravljeni
in vodeni sestanki, na katerih sodelujejo strokovni in
motivirani udeleženci, so vir novih idej in poslovnih
rešitev.
Tajnice in poslovne sekretarke imajo
pomembno vlogo pri organizaciji sestanka.
V sodelovanju z organizatorjem oziroma vodjo
sestanka, so tajnice in poslovne sekretarke zadolžene za
tehnično pripravo sestanka ter skrbijo za nemoten potek
sestanka.
Opravila, pri katerih sodelujejo
oziroma so
v celoti domena tajnic in poslovnih
sekretark, so za večino poslovnih srečanj vedno
enaka in obsegajo:
• pošiljanje vabil in preverjanje udeležbe,
• izbira kraja sestanka,
• preverjanje prostora in opreme,
• skrbi za nemoten potek sestanka in postrežbo,
• zapisovanje.
Preberite tudi
Sestanki (2.del)
Vabljenje udeležencev na sestanek in preverjanje udeležbe.
Sestanek - Izbira kraja sestanka (3.del)
Izbira pravega kraja sestanka lahko bistveno pripomore k
uspešnosti sestanka. Izbira prostora je odvisna od števila
udeležencev, dnevnega reda, načina dela in predvsem od
namena.
Sestanek - Preverjanje prostora in opreme pred
sestankom (4.del)
Če smo za prizorišče sestanka izbrali prostor izven
podjetja, ga moramo, pred izvedbo sestanka, vsaj enkrat
obiskati in preveriti, če je primerna izbira za naš dogodek.
Sestanek - Postavitev sedežnega reda udeležencev (5.del)
Namestitev udeležencev vpliva na naravo in uspeh sestanka.
Torej, če sem zdi primerno in potrebno, določimo sedežni red
in tako pripomoremo k doseganju ciljev sestanka.
Skrb za nemoten potek sestanka (6.del)
Tajnica oziroma poslovna sekretarka je desna roka vodje
sestanka.
Pisanje zapisnika na sestanku (7.del)
Običajno je pisanje zapisnika delo tajnice oziroma poslovne
sekretarke, lahko pa ga prevzame tudi nekdo izmed prisotnih
na sestanku.
Uredništvo eTajnica.com 
